Betalingsherinnering voorbeeld

Een betalingsherinnering is een professionele manier om debiteuren te wijzen op openstaande facturen. Het is belangrijk dat deze herinneringen zorgvuldig zijn opgesteld, zodat ze duidelijk zijn en tegelijkertijd de relatie met de klant respecteren.

Een goed sjabloon van een betalingsherinnering kan bedrijven helpen effectief te communiceren en de kans vergroten dat er op tijd wordt betaald. In dit artikel worden diverse voorbeelden en tips gegeven voor het opstellen van een effectieve betalingsherinnering.

Wat is een achterstallige betaling reminder en wanneer is deze nodig?

Een achterstallige betaling reminder is een schriftelijke melding aan een klant wiens betaling van een factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn is ontvangen. Deze reminder dient twee belangrijke functies: kennisgeving van de klant op de achterstallige betaling en het verzoeken om de betaling te voltooien om verdere acties te voorkomen.

In de volgende gevallen gebruikt men een achterstallige betaling reminder:

• Wanneer de vervaldatum van de factuur is gepasseerd.
• Na het verstrijken van een specifieke betalingstermijn die met de klant is overeengekomen.

De inhoud van een achterstallige betaling reminder brief omvat gewoonlijk:

• Factuurgegevens: bedrag, factuurnummer, en vervaldatum.
• Een formeel verzoek: om de uitstaande betaling te voldoen.
• Betalingsopties: betaalinstructies en -methoden.
• Contactgegevens: voor vragen over de achterstallige betaling.

Noemenswaardig is dat men vaak een achterstallige betaling reminder in Word formaat gebruikt om de brief op te stellen. Dit zorgt namelijk voor consistentie en professionaliteit in de communicatie. Een reminder moet de volgende eigenschappen hebben:

• Respectvol en helder: zodat het de zakelijke relatie niet schaadt.
• Tijdig: idealiter kort na het verstrijken van de betalingstermijn.

Het gebruik van achterstallige betaling reminders is belangrijk voor cashflowbeheer en helpt ondernemers hun financiën effectief te beheren.

Wat op te nemen in een betalingsherinnering e-mail

Bij het opstellen van een betalingsherinnering e-mail is het belangrijk dat deze duidelijk, beleefd en informatief is. Een goede reminder bevat de volgende elementen:

1. Aanhef: Begin altijd met een gepaste aanhef, zoals "Geachte heer/mevrouw" of "Beste [Naam van de klant]", om respect en professionaliteit te tonen.

2. Duidelijk doel: Vermeld vroeg in de mail dat het om een betalingsherinnering gaat. Gebruik heldere taal zodat de ontvanger direct het doel van de e-mail begrijpt.

3. Factuurgegevens:

• Factuurnummer: Vermeld het betreffende factuurnummer ter referentie.
• Oorspronkelijke factuurdatum: Geef de datum aan waarop de factuur oorspronkelijk is verzonden.
• Vervaldatum: Benoem duidelijk de datum waarop de betaling had moeten plaatsvinden.

4. Betalingsinstructies:

• Totaal te betalen bedrag: Benadruk het openstaande bedrag dat betaald moet worden.
• Betaalmethoden: Bied duidelijke instructies over hoe de betaling verricht kan worden, inclusief eventuele betaalgegevens of links.

5. Contactgegevens: Zorg ervoor dat contactinformatie voor vragen of onduidelijkheden snel toegankelijk is.

6. Slotzin: Eindig de betalingsherinnering e-mail met een beleefde aansporing tot betaling en een dankwoord voor de aandacht van de klant.

Een betalingsherinnering kan ook worden verzonden als sjabloon, waarbij details vervangen kunnen worden voor elke specifieke klant en situatie. Dit zorgt voor consistentie en efficiëntie in communicatie naar de debiteuren.

Het gebruik van een beleefde en neutrale toon verhoogt de kans op tijdige betaling en behoudt een goede klantrelatie, zelfs als het nodig is om een reminder te gebruiken.

Hoe een achterstallige betaling reminder brief te schrijven

Bij het aanpakken van achterstallige betalingen is het van essentieel belang om heldere communicatie te gebruiken.

Een effectieve betalingsherinnering moet de nodige informatie bevatten, dient beleefd maar duidelijk te zijn, en moet de urgentie van de situatie overbrengen.

Stap 1: Verzamel Informatie

Voordat men begint, is het belangrijk om alle relevante factuurgegevens bij de hand te hebben, zoals:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Vervaldatum
• Openstaand bedrag

Stap 2: Opmaak van de brief

De brief moet de volgende elementen bevatten:

1. Aanhef: Persoonlijk, indien mogelijk, te beginnen met "Geachte [Naam],"
2. Inleiding: Een korte uitleg waarom de ontvanger deze brief krijgt.
3. Factuurgegevens: Vermeld het factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het openstaande bedrag.
4. Herinnering: Een duidelijke en beleefde herinnering dat de betalingstermijn is verstreken.
5. Oproep tot actie: Geef een duidelijke deadline voor de betaling en vermeld eventuele vervolgstappen of extra kosten bij uitblijven van de betaling.

Stap 3: Toon behoud

De toon van de brief moet professioneel zijn; vriendelijk maar beslist, en altijd respectvol.

Voorbeeldzinnen:

• "Wij herinneren u eraan dat de betaling met factuurnummer [nummer] met de vervaldatum [datum] nog niet is ontvangen."
• "Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van [bedrag] te voldoen voor [nieuwe vervaldatum]."

Stap 4: Contactinformatie

Sluit af met contactinformatie voor het geval er vragen zijn of de betaling al voldaan is.

Best practices voor het verzenden van betalingsherinneringen

Betalingsherinneringen zijn essentieel bij het beheer van debiteuren. Ze dienen vriendelijk, doch duidelijk gecommuniceerd te worden om de betalingsmoraal hoog te houden en de relatie met de klant niet te schaden. Hier zijn enkele best practices:

• Begin positief: Start de herinnering met een positieve noot, zoals een bedankje voor eerdere samenwerkingen.
• Details benadrukken: Vermeld de openstaande factuur duidelijk, met details zoals het factuurnummer, vervaldatum, en openstaand bedrag.
• Taalgebruik: Communiceer in een neutrale en professionele toon om urgentie over te brengen zonder de ontvanger te overrompelen.

Actiepunt

Beschrijving

Vriendelijke toon

Begin met een beleefde opening en bedank de klant.

Factuurspecificaties

Benoem de details zoals factuurnummer en vervaldatum.

Betalingstermijn

Wijs op de verstreken termijn en verzoek om betaling.

• Opvolging: Geef duidelijk aan wat de vervolgstappen zijn als de betaling uitblijft, zoals een telefonische follow-up.
• Bijlagen: Voeg een kopie van de oorspronkelijke factuur bij voor de duidelijkheid.
• Contactinformatie: Zorg dat contactinformatie beschikbaar is voor eventuele vragen van de klant.

Een dergelijke opbouw bevordert de kans op een tijdige betaling zonder dat de klantrelatie eronder lijdt.

Veelgestelde vragen

Hoe iemand op professionele wijze herinneren tot betalen?

Het verzoeken om een betaling kan lastig zijn, maar professionaliteit staat voorop.

Gebruik een formele aanhef, zoals "Geachte heer/mevrouw [achternaam klant]".

Wees duidelijk welke factuur het betreft, met details zoals het factuurnummer en de vervaldatum.

Een vriendelijke toon kan behulpzaam zijn.

Sluit af met uw eigen naam of die van uw bedrijf en een dankwoord voor de aandacht van de klant voor het bericht.

• Aanhef: Gebruik een formele aanhef om respect te tonen.
• Details van de factuur: Vermeld het factuurnummer, de gegevens en het verschuldigde bedrag.
• Toon: Hou het vriendelijk, maar duidelijk en zakelijk.
• Afsluiting: Bedank de klant voor zijn/haar tijd, en uit uw verwachting voor een spoedige betaling.