Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht waarmee een schuldeiser, oftewel crediteur, jou als debiteur herinnert aan een openstaande factuur. Meestal verstuur je zo’n herinnering wanneer de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken. Een betalingsherinnering kan worden verstuurd per e-mail, post of zelfs via sms of WhatsApp.
Een eerste betalingsherinnering kan er zo uitzien:
Beste [naam klant],
Dit is een vriendelijke herinnering dat factuur [factuurnummer] nog niet werd betaald. We waarderen het als je dit zo snel mogelijk regelt.
Er zijn geen specifieke vormvereisten voor een betalingsherinnering, maar het is verstandig duidelijk en professioneel te blijven. Dit soort schriftelijke aanmaning kan de volgende elementen bevatten:
- Factuurnummer
- Ordernummer
- Bedrag
- Betalingstermijn
- Eventuele rente
Als er ondanks de herinnering niet betaald wordt, kun je een aanmaning sturen. Dit is een formele ingebrekestelling waarin je aangeeft dat een juridische procedure of incassoprocedure zal volgen wanneer de betaling uitblijft. In extreme gevallen kun je wettelijke rente in rekening brengen, maar enkel wanneer dit als voorwaarde werd opgenomen in jullie overeenkomst of geldt als algemene voorwaarden. Het kan slim zijn hiervoor een jurist in te schakelen. Bij wanbetalers moet je soms stappen ondernemen om je geld te krijgen. Dit kan door middel van een incassoprocedure of, als het echt nodig is, via een juridische procedure.
Wanneer heb je er een betalingsherinnering nodig?
Een betalingsherinnering is nodig wanneer een klant de betalingstermijn van een factuur heeft overschreden. Elke factuur heeft een vervaldatum en wanneer er op deze datum geen betaling plaatsvindt, ontstaat er een openstaande factuur.
Wanneer de klant betalingsachterstand oploopt doordat de factuur niet is voldaan, stuur je een herinnering. Gewoonlijk start je met een vriendelijke herinnering zodra de betaaltermijn verstreken is.
Situaties waarin een betalingsherinnering nuttig is:
- Na het verstrijken van de betalingstermijn: Als je bijvoorbeeld een betalingstermijn van 30 dagen hanteert, stuur je de herinnering op dag 31.
- Bij herhaalde betalingsachterstand: Als een klant regelmatig te laat betaalt, is het verstandig om steeds op tijd een herinnering te sturen.
- Voor het voorkomen van extra kosten: Door snel te handelen, voorkomt de klant mogelijk bijkomende kosten en een verdere vordering.
Belangrijke elementen van een betalingsherinnering:
- Datum van de oorspronkelijke factuur
- Vervaldatum van de factuur
- Openstaande bedrag
- Eventuele extra kosten of rente door late betaling, afhankelijk van de afspraken
Indien er geen reactie komt op de betalingsherinnering kan je beslissen om dit op te volgen met een tweede betalingsherinnering. Zo maak je duidelijk dat je serieus bent over de betaling. Een betalingsherinnering hoeft niet meteen verplichte stappen met zich mee te brengen, een vriendelijk verzoek is meestal voldoende. Mocht dit niet helpen, dan kan het nodig zijn om strengere maatregelen, zoals een betalingsregeling of een aangetekende brief te overwegen.
Hoe stel je een betalingsherinnering op?
Je stelt een betalingsherinnering op wanneer je de klant ertoe wil aanzetten om een openstaande factuur te betalen.
Volg deze stappen bij het opstellen van een betalingsherinnering:
1. Vriendelijke aanhef
Begin altijd met een vriendelijke aanhef. Spreek de klant bij naam aan en houd de toon informeel, zoals "Beste [naam klant]". Dit zorgt voor een persoonlijke benadering.
2. Facturatie details
Vermeld duidelijk de details van de factuur, zoals het factuurnummer, het openstaande bedrag en de vervaldatum. Zo weet de klant precies waar het om gaat. Een voorbeeld kan zijn: "Dit is een herinnering dat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] ter waarde van [bedrag] nog niet is betaald."
3. Belang van betaling
Geef een korte uitleg waarom betaling belangrijk is en bied eventueel mogelijkheden voor een betalingsregeling. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: "We zouden het op prijs stellen als je de betaling zo snel mogelijk kan regelen. Laat het ons weten indien zich een probleem voordoet. Dan zoeken we samen naar een oplossing."
4. Specificeer de betalingsvoorwaarden
Verwijs naar de betalingsvoorwaarden en vermeld duidelijk welke gevolgen gebonden zijn aan een te late betaling. Bijvoorbeeld: "Als we de betaling niet binnen 7 dagen ontvangen, zullen we genoodzaakt zijn om incassokosten in rekening te brengen."
5. Bankgegevens
Vergeet niet om je bankgegevens te vermelden, zodat de klant precies weet naar welke rekening het geld moet worden overgemaakt. Vermeld ook een eventuele link voor online betalingen.
6. Afsluiting
Sluit de brief af met een vriendelijke, maar duidelijke afsluiting en let erop dat je contactinformatie duidelijk zichtbaar is. Bijvoorbeeld "Met vriendelijke groet, [jouw naam en bedrijfsnaam]".
Het kan handig zijn om de betalingsherinnering ook per aangetekende post te versturen. Zo heb je bewijs van verzending. Dit kan vooral belangrijk zijn als je later een incassoprocedure moet starten. Als je meerdere herinneringen hebt gestuurd zonder een reactie te hebben ontvangen, kan je overwegen om een laatste aanmaning te sturen. Vermeld dan duidelijk wat de verdere stappen zullen zijn als de betaling uitblijft, zoals het inschakelen van een incassobureau.
