Iedereen ontvangt wel eens een factuur voor iets dat hij/zij niet heeft besteld of voor iets wat al werd betaald. Dit soort situaties zijn niet alleen vervelend, maar kunnen ook frustratie met zich meebrengen. Een brief onterechte factuur kan je helpen om op een duidelijke en gedegen manier bezwaar te maken tegen dergelijke foutieve facturen.
In dit artikel bespreken we wat je kunt doen als je zo’n ongewenste factuur ontvangt.
Een brief onterechte factuur is een document dat je verstuurt wanneer je een factuur hebt ontvangen die je niet hoeft te betalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er geen contract bestaat of als de rekening reeds betaald is. Het doel van deze brief is om bezwaar te maken tegen de onterechte facturatie.
Een goede brief is duidelijk en professioneel, en bevat altijd het factuurnummer, het bedrag en de datum van de factuur. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor een duidelijke communicatie. De brief legt altijd duidelijk uit waarom de ontvangen rekening onjuist is. Je kunt indien mogelijk bewijsmateriaal toevoegen om jouw standpunt te ondersteunen, zoals een betaalbewijs of contractdetails. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen begrijpen waarom de factuur onterecht is.
Deze brief is dus een formele mededeling dat de rekening onterecht is. Zo vergroot je de kans dat het probleem snel wordt opgelost. Blijf tijdens het schrijven altijd rustig en professioneel, zelfs als de situatie frustrerend is.
Een brief voor een onterechte factuur is handig wanneer je een rekening hebt ontvangen die je niet hoeft te betalen. Misschien is de factuur al betaald of is er geen sprake van een overeenkomst. Het is belangrijk om snel te reageren om te voorkomen dat er betalingsproblemen ontstaan. Wanneer je niet tijdig reageert, kan een incassobureau dreigen om stappen te ondernemen.
Het is ook mogelijk dat er daadwerkelijk kosten in rekening moeten worden gebracht, maar dat de rekening een fout bevat, zoals een verkeerd bedrag. Je kunt dan een brief onterechte factuur versturen. Vergeet niet om bewijs toe te voegen om je standpunt te ondersteunen en je positie te versterken.
Een brief onterechte factuur is ook nuttig als je een product retourneert en toch een factuur ontvangt, of wanneer je een pakket nooit hebt ontvangen maar wél een factuur krijgt. Door het verzenden van een goed opgestelde brief maak je jouw bezwaren duidelijk en bescherm je jezelf juridisch.
Het is belangrijk om gestructureerd te werk te gaan bij het schrijven van een brief onterechte factuur. De volgende stappen kunnen je hierbij helpen.
Verzamel alle bewijsstukken die aantonen dat de factuur onterecht is. Denk hierbij aan betalingsbewijzen, contracten of correspondentie die jouw standpunt ondersteunen.
Start de brief met een duidelijke aanhef. Richt je brief per e-mail of via aangetekende post aan het bedrijf of de persoon die de factuur heeft verstuurd. Vertel kort dat je een onterechte factuur hebt ontvangen en noem het factuurnummer en de datum van ontvangst.
Licht vervolgens jouw argumenten toe. Beschrijf waarom jij denkt dat de factuur onterecht is. Verwijs naar specifieke documenten, bijvoorbeeld een eerder ontvangen voorbeeldbrief waarin alles duidelijk werd bevestigd.
Verzoek expliciet om een correctie van de fout of annulering van de factuur. Wees beleefd maar duidelijk. Vraag indien nodig om een bevestiging per e-mail of een aangepast overzicht.
Sluit af met je naam en eventuele contactgegevens. Vergeet niet de brief bij verzending per normale of aangetekende post te ondertekenen. Bewaar ook altijd een verzendbewijs als bewijs dat je de brief daadwerkelijk hebt verstuurd.
Gebruik een voorbeeldbrief als startpunt als je hulp nodig hebt bij de structuur. Met deze aanpak zorg je ervoor dat je brief professioneel en overtuigend overkomt.
Je kunt een factuur betwisten om verschillende redenen, zoals foutieve bedragen, onjuiste productleveringen of diensten die niet zijn uitgevoerd. Het kan ook gaan om een factuur die vooraf niet werd overeengekomen. Het is in alle gevallen van cruciaal belang om bewijsmateriaal te verzamelen, zoals e-mailcorrespondentie of contracten, om je standpunt te ondersteunen. Een geschillencommissie kan soms helpen bij complexe kwesties.
Het is belangrijk om onmiddellijk te communiceren met de verzender als je het niet eens bent met een factuur. Betaal deze niet zonder contact op te nemen met de afzender. Breng de verzender altijd schriftelijk op de hoogte en bewaar een kopie van je brief of e-mail. Dit kan van pas komen als bewijs, mocht het geschil escaleren en juridische stappen ondernomen moeten worden. Overweeg indien nodig om een advocaat in te schakelen.
Controleer eerst het contract en verzamel bewijs van de geleverde diensten. Schrijf een gedetailleerde brief of e-mail onterechte factuur waarin je de problemen beschrijft. Voeg kopieën van contracten, communicatie of andere relevante documenten toe. Als er geen oplossing uit de bus komt, kan je een jurist of je rechtsbijstandverzekering inschakelen om je te ondersteunen in een juridische procedure.
Controleer aspecten zoals de voltooiing van het werk of de kwaliteit van materialen. Noteer eventuele afwijkingen of nalatigheden. Documenteer al je bevindingen met foto’s en rapporten. Neem schriftelijk contact op met de aannemer om de problemen te bespreken en geef die de kans om deze te corrigeren. Overweeg als het geschil aanhoudt om juridische stappen te ondernemen met behulp van een advocaat of geschillencommissie.
