Wat is een brief onterechte factuur?
Een brief onterechte factuur is een document dat je verstuurt wanneer je een factuur hebt ontvangen die je niet hoeft te betalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er geen contract bestaat of als de rekening reeds betaald is. Het doel van deze brief is om bezwaar te maken tegen de onterechte facturatie.
Een goede brief is duidelijk en professioneel, en bevat altijd het factuurnummer, het bedrag en de datum van de factuur. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor een duidelijke communicatie. De brief legt altijd duidelijk uit waarom de ontvangen rekening onjuist is. Je kunt indien mogelijk bewijsmateriaal toevoegen om jouw standpunt te ondersteunen, zoals een betaalbewijs of contractdetails. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen begrijpen waarom de factuur onterecht is.
Deze brief is dus een formele mededeling dat de rekening onterecht is. Zo vergroot je de kans dat het probleem snel wordt opgelost. Blijf tijdens het schrijven altijd rustig en professioneel, zelfs als de situatie frustrerend is.
Wanneer heb je een brief onterechte factuur nodig?
Een brief voor een onterechte factuur is handig wanneer je een rekening hebt ontvangen die je niet hoeft te betalen. Misschien is de factuur al betaald of is er geen sprake van een overeenkomst. Het is belangrijk om snel te reageren om te voorkomen dat er betalingsproblemen ontstaan. Wanneer je niet tijdig reageert, kan een incassobureau dreigen om stappen te ondernemen.
Het is ook mogelijk dat er daadwerkelijk kosten in rekening moeten worden gebracht, maar dat de rekening een fout bevat, zoals een verkeerd bedrag. Je kunt dan een brief onterechte factuur versturen. Vergeet niet om bewijs toe te voegen om je standpunt te ondersteunen en je positie te versterken.
Een brief onterechte factuur is ook nuttig als je een product retourneert en toch een factuur ontvangt, of wanneer je een pakket nooit hebt ontvangen maar wél een factuur krijgt. Door het verzenden van een goed opgestelde brief maak je jouw bezwaren duidelijk en bescherm je jezelf juridisch.
Hoe stel je een brief onterechte factuur op?
Het is belangrijk om gestructureerd te werk te gaan bij het schrijven van een brief onterechte factuur. De volgende stappen kunnen je hierbij helpen.
1. Basisinformatie
Verzamel alle bewijsstukken die aantonen dat de factuur onterecht is. Denk hierbij aan betalingsbewijzen, contracten of correspondentie die jouw standpunt ondersteunen.
2. Aanhef en introductie
Start de brief met een duidelijke aanhef. Richt je brief per e-mail of via aangetekende post aan het bedrijf of de persoon die de factuur heeft verstuurd. Vertel kort dat je een onterechte factuur hebt ontvangen en noem het factuurnummer en de datum van ontvangst.
3. Onderbouwing van je argumenten
Licht vervolgens jouw argumenten toe. Beschrijf waarom jij denkt dat de factuur onterecht is. Verwijs naar specifieke documenten, bijvoorbeeld een eerder ontvangen voorbeeldbrief waarin alles duidelijk werd bevestigd.
4. Concreet verzoek
Verzoek expliciet om een correctie van de fout of annulering van de factuur. Wees beleefd maar duidelijk. Vraag indien nodig om een bevestiging per e-mail of een aangepast overzicht.
5. Afsluiting en verzending
Sluit af met je naam en eventuele contactgegevens. Vergeet niet de brief bij verzending per normale of aangetekende post te ondertekenen. Bewaar ook altijd een verzendbewijs als bewijs dat je de brief daadwerkelijk hebt verstuurd.
Gebruik een voorbeeldbrief als startpunt als je hulp nodig hebt bij de structuur. Met deze aanpak zorg je ervoor dat je brief professioneel en overtuigend overkomt.
