Wat is een factuur?
Een factuur is een belangrijk document dat je opstelt wanneer je goederen of diensten levert aan een klant. Het fungeert als een betalingsverzoek en bevat essentiële details, zoals het bedrag dat betaald moet worden, om welk product of welke dienst het gaat, en aan wie het moet worden betaald. Vergeet vooral niet om de btw (belasting toegevoegde waarde) op te nemen. Dit is vaak een verplicht onderdeel en zorgt ervoor dat je voldoet aan de belastingvoorschriften.
Een correcte factuur moet de volgende elementen bevatten: jouw volledige naam en adres, de naam en het adres van de klant, het btw-nummer, het KvK-nummer, het factuurnummer, de factuurdatum en omschrijvingen van geleverde goederen of diensten met prijzen en btw. Zorg dat deze gegevens duidelijk op de factuur staan.
De Kamer van Koophandel, vaak afgekort als KvK, adviseert ondernemers om duidelijke factuurvoorwaarden op te stellen. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat de klant weet waar hij aan toe is. Controleer altijd of alle details correct zijn om problemen met belastingcontroleurs te vermijden.
Tegenwoordig winnen e-facturen aan populariteit, omdat ze gemakkelijker te versturen en te beheren zijn. Deze digitale versies van de traditionele papieren facturen zijn volledig rechtsgeldig in Nederland, mits ze aan dezelfde eisen voldoen als papieren facturen. Deze e-facturen moeten in een gestructureerd formaat zijn, zoals XML, dat automatisch verwerkt kan worden. Bewaar je digitale facturen goed. Dit is cruciaal voor belastingaangifte en bij eventuele controle door de belastingdienst.
Wanneer heb je een factuur nodig?
Wie een bedrijf heeft, dient in verschillende situaties een factuur op te stellen. Dit draagt bij aan een professionele indruk en maakt deel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het is belangrijk om consistent te zijn in je facturatie om je boekhouding overzichtelijk te houden.
Als je bijvoorbeeld goederen of diensten levert aan een andere ondernemer, ben je verplicht om een factuur te sturen. Dit geldt zowel binnen Nederland als bij grensoverschrijdende transacties binnen de EU. Zo kunnen zowel jij als de klant de btw-aangifte en andere administratieve processen bijhouden.
Bij verkoop aan particulieren hoef je niet altijd een factuur te sturen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals bij de verkoop van grotere goederen als auto’s of boten. Facturatie maakt de registratie van deze grotere transacties voor fiscale doeleinden makkelijker.
Ook bij vooruitbetalingen of wanneer je een aanbetaling verwacht, kan het nuttig zijn om een factuur te verzenden. Het biedt duidelijkheid voor beide partijen en voorkomt misverstanden over de betalingsvoorwaarden.
Hoe stel je een factuur op?
Het opstellen van een factuur is een essentiële stap voor elke ondernemer of freelancer. Zorg ervoor dat je factuur alle benodigde elementen bevat om professioneel en wettelijk correct te zijn. De onderstaande stappen kunnen je hierbij helpen.
1. Bedrijfsgegevens
Schrijf jouw bedrijfsgegevens bovenaan de factuur. Dit omvat jouw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Vergeet ook je KvK-nummer en btw-nummer niet, als je hieraan voldoet.
2. Factuurnummer
Elke factuur heeft een uniek factuurnummer nodig. Zo kun je de facturen makkelijk bijhouden en organiseren. Zorg ervoor dat het nummer logisch doorloopt, bijvoorbeeld factuur 001, 002 enzovoort.
3. Klantgegevens
Vermeld de gegevens van de klant aan wie je factureert. Dit zijn de naam of bedrijfsnaam, het adres en eventueel hun KvK- en btw-nummer. Controleer deze informatie goed om miscommunicatie te voorkomen.
4. Factuurdatum en betalingstermijn
Voeg de factuurdatum toe en stel een duidelijke betalingstermijn. Een gebruikelijke termijn is 30 dagen vanaf de factuurdatum. Zo maak je de klant duidelijk wanneer de betaling verwacht wordt.
5. Beschrijving diensten/producten
Geef een gedetailleerde beschrijving van de geleverde diensten of producten. Vermeld de hoeveelheid, eenheidsprijs en totale prijs. Vermeld ook de btw indien van toepassing. Zorg ervoor dat alles duidelijk en overzichtelijk is.
6. Totaalbedrag en betalingsgegevens
Vermeld het totaalbedrag, inclusief btw. Voeg je betaalgegevens toe, zoals je bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsvoorwaarden. Dit maakt het voor de klant makkelijk om de betaling correct en op tijd af te handelen.
7. Opmaak en verzending
Controleer de opmaak van de factuur. Gebruik een factuurprogramma of factuurgenerator voor een professionele uitstraling. Zorg ervoor dat de factuur overzichtelijk is en stuur deze per e-mail of per post naar je klant.
