Vorlage und Anleitung zur Anforderung eines Arbeitszeugnisses

Was ist eine Anforderung eines Arbeitszeugnisses?

Eine Anforderung eines Arbeitszeugnisses ist ein formelles Schreiben, mit dem du deinen Arbeitgeber aufforderst, dir ein schriftliches Zeugnis über dein Beschäftigungsverhältnis auszustellen. Sie dient zugleich als Nachweis, dass du deinen gesetzlichen Anspruch fristgerecht geltend gemacht hast. Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sowie § 109 GewO (Gewerbeordnung). Diese Regelungen bestimmen, dass jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis hat. Du hast dabei die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung, während das qualifizierte Arbeitszeugnis zusätzlich eine Beurteilung deiner Leistung und deines Verhaltens umfasst. Die schriftliche Anforderung ist damit ein wichtiges Instrument, um deine Rechtssicherheit zu stärken und klare Nachweise für die Wahrung deiner Fristen zu schaffen.

Wann brauchst du eine Anforderung eines Arbeitszeugnisses?

1. Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei jeder Form der Beendigung deines Arbeitsverhältnisses – sei es durch Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung oder Aufhebungsvertrag – solltest du zeitnah ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Der Arbeitgeber ist zwar gesetzlich zur Ausstellung verpflichtet, muss das Zeugnis aber nicht automatisch erstellen. Du musst deinen Anspruch aktiv geltend machen. Gerade bei einer Kündigung ist es sinnvoll, die Anforderung direkt in das Kündigungsschreiben aufzunehmen oder unmittelbar danach separat zu versenden. So stellst du sicher, dass der Arbeitgeber frühzeitig mit der Erstellung beginnen kann und du das Zeugnis rechtzeitig für deine nächste Bewerbung erhältst. Besonders wichtig: Die Anforderung sollte immer schriftlich erfolgen, damit du einen Nachweis hast.

Expertentipp:

Fordere das qualifizierte Arbeitszeugnis immer ausdrücklich an. Wenn du nur allgemein um ein „Zeugnis" bittest, könnte der Arbeitgeber dir lediglich ein einfaches Zeugnis ausstellen – und du hast später keinen Anspruch mehr auf ein qualifiziertes Zeugnis, da das Gesetz eine Wahlschuld vorsieht.

2. Nachträgliche Anforderung nach Austritt

Auch wenn du bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden bist und noch kein Arbeitszeugnis erhalten hast, kannst du es nachträglich anfordern. Der gesetzliche Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verjährt erst nach drei Jahren gemäß § 195 BGB. Allerdings ist Vorsicht geboten: Viele Arbeits- oder Tarifverträge enthalten sogenannte Ausschlussfristen, die deutlich kürzer sein können – manchmal nur wenige Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Prüfe daher unbedingt deinen Arbeitsvertrag auf entsprechende Klauseln. Je länger du mit der Anforderung wartest, desto schwieriger wird es außerdem für den Arbeitgeber, ein wahrheitsgemäßes und vollständiges Zeugnis zu erstellen, da die Erinnerungen an deine Leistungen verblassen.

3. Korrektur eines unzureichenden Zeugnisses

Wenn du bereits ein Arbeitszeugnis erhalten hast, das inhaltliche Fehler enthält, unvollständig ist oder eine ungerechtfertigt schlechte Bewertung aufweist, hast du Anspruch auf Berichtigung. In diesem Fall solltest du den Arbeitgeber schriftlich auffordern, das Zeugnis entsprechend zu korrigieren. Beschreibe dabei konkret, welche Passagen fehlerhaft sind und welche Änderungen du erwartest. Beachte, dass bei einer unterdurchschnittlichen Bewertung der Arbeitgeber beweisen muss, warum diese gerechtfertigt ist. Erhältst du hingegen ein durchschnittliches Zeugnis und möchtest eine bessere Bewertung, liegt die Beweislast bei dir. Eine sachliche und gut begründete Anforderung zur Korrektur zeigt dem Arbeitgeber, dass du deine Rechte kennst und ernsthaft verfolgst.

4. Anforderung eines Zwischenzeugnisses

Auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses kann es sinnvoll sein, ein Zwischenzeugnis anzufordern. Anders als beim Endzeugnis besteht hier kein automatischer gesetzlicher Anspruch – du brauchst in der Regel einen triftigen Grund. Anerkannte Gründe sind beispielsweise ein Wechsel des Vorgesetzten, eine Versetzung in eine andere Abteilung, eine bevorstehende Elternzeit, drohender Stellenabbau oder eine längere Freistellung. Das Zwischenzeugnis dokumentiert deine bisherigen Leistungen schriftlich und kann bei späteren Bewerbungen oder internen Konflikten sehr wertvoll sein. Formuliere deine Anfrage freundlich und nenne den konkreten Grund, warum du das Zwischenzeugnis benötigst.

Expertentipp:

Fordere bei einem Vorgesetztenwechsel immer ein Zwischenzeugnis an. Falls es später zu Problemen mit dem neuen Chef kommt, hast du so eine dokumentierte positive Bewertung deines bisherigen Vorgesetzten, die du bei Bewerbungen verwenden kannst.

5. Keine Reaktion des Arbeitgebers

Bleibt deine erste Anforderung unbeantwortet, solltest du den Arbeitgeber erneut schriftlich auffordern und dabei eine konkrete Frist setzen. Viele Personalabteilungen sind überlastet, und das Ausbleiben einer Reaktion bedeutet nicht zwangsläufig bösen Willen. Ein freundliches persönliches Gespräch kann oft bereits helfen. Führt auch eine zweite schriftliche Aufforderung mit Fristsetzung nicht zum Erfolg, hast du die Möglichkeit, den Arbeitgeber formal abzumahnen und im Mahnschreiben anzukündigen, dass du deinen Anspruch andernfalls gerichtlich durchsetzen wirst. Als letzten Schritt kannst du vor dem Arbeitsgericht eine Zeugnisklage einreichen. Da der gesetzliche Anspruch eindeutig ist, hast du vor Gericht gute Erfolgsaussichten.

Wie erstellt man eine Anforderung eines Arbeitszeugnisses?

Schritt 1: Zeugnisart bestimmen (einfach/qualifiziert)

Bevor du das Arbeitszeugnis anforderst, solltest du dich entscheiden, welche Art von Zeugnis du benötigst. Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur grundlegende Angaben wie deinen Namen, die Dauer der Beschäftigung und eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeiten. Es hat eher den Charakter einer Bescheinigung und wird in der Praxis selten angefordert. Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen umfasst zusätzlich eine detaillierte Bewertung deiner Leistungen, deiner Fachkenntnisse, deiner Arbeitsweise und deines Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Für Bewerbungen ist das qualifizierte Zeugnis deutlich aussagekräftiger und sollte daher in fast allen Fällen bevorzugt werden. Wichtig: Sobald du ein einfaches Zeugnis angenommen hast, kannst du nachträglich kein qualifiziertes mehr verlangen.

Schritt 2: Schriftlichen Antrag formulieren

Dein Anforderungsschreiben sollte klar, sachlich und freundlich formuliert sein. Beginne mit deinen persönlichen Daten und nenne das genaue Datum der Beendigung deines Arbeitsverhältnisses. Fordere dann ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an und verweise auf deine gesetzlichen Ansprüche aus § 630 BGB und § 109 GewO. Halte den Text kurz und präzise – lange Erklärungen sind nicht notwendig. Ein gut strukturiertes Schreiben zeigt Professionalität und erleichtert der Personalabteilung die Bearbeitung. Versende das Schreiben per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben, um einen Nachweis des Zugangs zu haben.

Expertentipp:

Füge deinem Anforderungsschreiben einen eigenen Entwurf für das Arbeitszeugnis bei. Viele Arbeitgeber sind dankbar für diese Arbeitserleichterung, und du hast mehr Kontrolle über den Inhalt. Achte dabei darauf, dass dein Entwurf realistisch und wahrheitsgemäß ist.

Schritt 3: Frist zur Ausstellung setzen

Eine konkrete Fristsetzung sorgt dafür, dass dein Anliegen priorisiert behandelt wird. Üblich ist eine Frist von zwei bis drei Wochen ab Zugang des Schreibens. Ohne Frist fehlt dem Arbeitgeber jede Dringlichkeit, und dein Anliegen landet möglicherweise auf einem Stapel unerledigter Aufgaben. Die Frist sollte angemessen sein – zu kurze Fristen können als unfreundlich wahrgenommen werden, zu lange Fristen verzögern den Prozess unnötig. Formuliere die Fristsetzung höflich, aber bestimmt: „Ich bitte Sie, mir das qualifizierte Arbeitszeugnis bis zum [Datum] auszustellen." Sollte die Frist verstreichen, hast du eine klare Grundlage für eine Mahnung oder für weitere rechtliche Schritte.

Schritt 4: Nachweise und Dokumente bereithalten

Auch, wenn für die Anforderung selbst keine Anlagen erforderlich sind, kann es hilfreich sein, dem Arbeitgeber relevante Informationen bereitzustellen. Dazu gehören eine Auflistung deiner wichtigsten Tätigkeiten und Projekte, besondere Erfolge oder Weiterbildungen sowie die korrekte Schreibweise deines Namens und deiner Berufsbezeichnung. Diese Informationen erleichtern die Erstellung eines vollständigen und korrekten Zeugnisses erheblich. Bewahre außerdem eine Kopie deines Anforderungsschreibens sowie den Versandnachweis sorgfältig auf – diese Dokumente sind wichtig, falls es später zu Streitigkeiten kommt.

Was sollte eine Anforderung eines Arbeitszeugnisses enthalten?

• Absenderdaten: Dein vollständiger Name, deine aktuelle Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ermöglichen eine eindeutige Identifikation und eine schnelle Kontaktaufnahme.
• Empfängerdaten: Name des Unternehmens, Anschrift und idealerweise die zuständige Abteilung oder Kontaktperson (z. B. Personalabteilung oder direkter Vorgesetzter).
• Betreff: Eine klare Betreffzeile wie „Anforderung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses" sorgt für eine sofortige Zuordnung des Anliegens.
• Bezug auf das Arbeitsverhältnis: Nenne das Datum des Beschäftigungsbeginns, das Ende des Arbeitsverhältnisses sowie deine Position im Unternehmen.
• Ausdrückliche Anforderung: Formuliere klar und deutlich, dass du ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anforderst. Vermeide vage Formulierungen.
• Hinweis auf Rechtsgrundlage: Ein kurzer Verweis auf § 630 BGB und § 109 GewO zeigt, dass du deine Ansprüche kennst, und unterstreicht die Verbindlichkeit deiner Anfrage.
• Fristsetzung: Setze eine angemessene Frist von zwei bis drei Wochen für die Ausstellung des Zeugnisses.
• Zustelladresse: Gib an, wohin das Zeugnis gesendet werden soll, falls du es nicht persönlich abholen möchtest.
• Grußformel und Unterschrift: Schließe mit einer höflichen Grußformel und deiner Unterschrift ab.

Praktische Tipps für das Arbeitszeugnis anfordern

• Qualifiziertes Zeugnis explizit verlangen: Fordere in deinem Schreiben ausdrücklich ein „qualifiziertes Arbeitszeugnis" an. Diese Formulierung ist entscheidend, da der Arbeitgeber ohne diesen Zusatz berechtigt wäre, dir lediglich ein einfaches Zeugnis auszustellen. Das qualifizierte Zeugnis enthält die für Bewerbungen wichtige Leistungs- und Verhaltensbeurteilung und ist daher für deine berufliche Zukunft wesentlich wertvoller. Vermeide allgemeine Begriffe wie „Bestätigung" oder „Bescheinigung", die Missverständnisse verursachen könnten.
• Schriftform für Nachweis nutzen: Auch wenn eine mündliche Anforderung rechtlich ausreichend wäre, solltest du immer die Schriftform wählen. Eine E-Mail mit Lesebestätigung oder ein Einschreiben mit Rückschein dokumentieren den Zeitpunkt deiner Anforderung und dienen als Beweis, falls der Arbeitgeber später behauptet, keine Anfrage erhalten zu haben. Bei einem angespannten Verhältnis zum Arbeitgeber ist das Einschreiben die sicherste Variante. Bewahre alle Versandbelege sorgfältig auf.
• Fristen im Blick behalten: Prüfe vor dem Versand deines Schreibens unbedingt deinen Arbeitsvertrag und gegebenenfalls den geltenden Tarifvertrag auf Ausschlussfristen. Diese können den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis zeitlich stark begrenzen – manchmal auf nur wenige Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Versäumst du diese Frist, kann dein Anspruch vollständig erlöschen. Die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gilt nur, wenn keine kürzeren vertraglichen Fristen vereinbart wurden.

Expertentipp:

Wenn du unsicher bist, ob dein Anforderungsschreiben vollständig und rechtlich korrekt ist, kannst du es mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io strukturieren lassen. Die Plattform hilft dir, alle Pflichtangaben abzudecken, Formulierungen zu optimieren und dein Schreiben auf ein professionelles Niveau zu bringen.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Anforderung eines Arbeitszeugnisses ist ein wichtiger Schritt, um deine berufliche Zukunft abzusichern. Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zeugnis, muss diesen jedoch aktiv geltend machen. Je klarer und strukturierter dein Schreiben ist, desto schneller erhältst du das gewünschte Dokument. Achte auf die ausdrückliche Anforderung eines qualifizierten Zeugnisses, auf eine angemessene Fristsetzung und auf die Einhaltung vertraglicher Ausschlussfristen.

Mit einer guten Vorlage, dem Wissen um deine rechtlichen Grundlagen und einer sorgfältigen Dokumentation kannst du deinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis effektiv durchsetzen.