Vorlage und Anleitung für die Vereinbarung über das Ruhen eines Arbeitsverhältnisses

Was ist eine Vereinbarung über das Ruhen eines Arbeitsverhältnisses?

Eine Vereinbarung über das Ruhen eines Arbeitsverhältnisses ist eine schriftliche Übereinkunft zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, mit der die wechselseitigen Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag für einen bestimmten Zeitraum ausgesetzt werden. Das Arbeitsverhältnis wird nicht beendet. Es bleibt rechtlich bestehen, aber während der Ruhephase sind Arbeitsleistung und Vergütung nicht geschuldet. Nach Ablauf der Ruhephase „erwacht" der Vertrag, und beide Seiten nehmen ihre Tätigkeit zu den alten Bedingungen wieder auf.

Die Frage „Was ist ein ruhendes Arbeitsverhältnis?" lässt sich daher klar beantworten: Es ist ein Schwebezustand, in dem das Arbeitsverhältnis fortbesteht, aber keine aktiven Hauptpflichten begründet. Was bedeutet „ruhendes Arbeitsverhältnis“ konkret? Der Arbeitnehmer muss nicht zur Arbeit erscheinen, der Arbeitgeber zahlt kein Gehalt, doch die Treue- und Fürsorgepflichten beider Seiten bleiben in abgeschwächter Form bestehen. Auch das Wettbewerbsverbot sowie die Verschwiegenheitspflichten gelten weiterhin.

Zu unterscheiden sind gesetzlich angeordnete Ruhephasen – etwa Mutterschutz nach § 17 MuSchG, Elternzeit nach § 15 BEEG, Pflegezeit nach § 3 PflegeZG oder Wehrdienst nach § 1 ArbPlSchG – und vertraglich vereinbarte Ruhephasen. Bei den gesetzlichen Tatbeständen tritt die Ruhephase kraft Gesetzes ein; bei vertraglichen Vereinbarungen – wie Sabbatical, Auslandsaufenthalt oder ein ruhendes Arbeitsverhältnis aufgrund einer Langzeiterkrankung – bedarf es einer schriftlichen Übereinkunft beider Seiten.

Wann wird ein Arbeitsverhältnis ruhend gestellt?

Es gibt mehrere typische Konstellationen, in denen ein ruhendes Arbeitsverhältnis sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgesehen ist. Welche Voraussetzungen vorliegen müssen, hängt vom konkreten Anlass ab.

1. Bei langfristiger Erkrankung und Bezug von Erwerbsminderungsrente

Ein klassischer Anwendungsfall ist die Aussteuerung nach langer Krankheit. Nach Ablauf der Krankengeldzahlung von 78 Wochen (§ 48 SGB V) endet die Lohnfortzahlung der Krankenkasse – der Arbeitnehmer ist „ausgesteuert". Wenn er danach eine befristete Erwerbsminderungsrente erhält (§ 43 SGB VI), kann das Arbeitsverhältnis kraft Gesetzes oder per Vereinbarung ruhend gestellt werden. Häufig sehen Tarifverträge wie der TVöD ein automatisches Ruhen während des Bezugs einer Erwerbsminderungsrente vor. Auch ein ruhendes Arbeitsverhältnis bei Krankheit ohne Erwerbsminderungsrente ist möglich, bedarf jedoch einer ausdrücklichen Vereinbarung.

2. Während der Elternzeit oder einer längeren Pflegezeit

Bei Elternzeit tritt ein ruhendes Arbeitsverhältnis automatisch ein: Während der Elternzeit nach § 15 BEEG ruht das Arbeitsverhältnis kraft Gesetzes, sofern der Elternteil keine Teilzeit ausübt. Auch die Pflegezeit nach § 3 PflegeZG (bis zu sechs Monate für die Pflege naher Angehöriger) führt zum gesetzlichen Ruhen. Während dieser Zeiten bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, der Arbeitnehmer hat einen Rückkehranspruch auf seinen früheren Arbeitsplatz und der Kündigungsschutz greift in besonderer Form.

3. Bei längeren Auslandsaufenthalten oder einem Sabbatical

Ein Sabbatical und ein längerer beruflicher Auslandsaufenthalt sind klassische Beispiele für ein vertraglich vereinbartes Ruhen. Solche Phasen sind nicht gesetzlich geregelt – sie bedürfen einer ausdrücklichen, schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Typischerweise wird festgelegt, wie lange das Ruhen andauert, ob freiwillig Sozialversicherungsbeiträge weiterlaufen, wie die Wiedereingliederung erfolgt und welche Rechte der Arbeitnehmer behält. Ein Sabbatical bietet beiden Seiten Flexibilität, verlangt aber eine besonders sorgfältige Vorabklärung.

Expertentipp:

Kläre vor einer vertraglichen Ruhensvereinbarung mit der Krankenkasse, ob du als Arbeitnehmer freiwillig versichert bleiben kannst und welche Beiträge du selbst tragen musst. Bei längerem Ruhen ohne Bezüge entfällt nämlich die gesetzliche Krankenversicherung über den Arbeitgeber, was erhebliche finanzielle und gesundheitliche Konsequenzen haben kann. Eine frühzeitige Beratung verhindert, dass du in eine Versicherungslücke gerätst.

4. Bei Wehrdienst, Bundesfreiwilligendienst oder politischen Mandaten

Auch beim Wehrdienst (§ 1 Arbeitsplatzschutzgesetz) und beim Bundesfreiwilligendienst tritt das Ruhen kraft Gesetzes ein. Auch bei politischen Mandaten, etwa bei der Übernahme eines Bundestags- oder Landtagsmandats, kann das Arbeitsverhältnis nach § 5 Abs. 1 Abgeordnetengesetz ruhend gestellt werden. In allen diesen Fällen schützt das Gesetz den Arbeitnehmer vor einem Verlust seines Arbeitsplatzes und sichert die Wiederaufnahme nach Beendigung der Verhinderung.

Wie schließt man eine Vereinbarung über das Ruhen ab?

Eine wirksame Ruhevereinbarung setzt klare formale und inhaltliche Schritte voraus. Wer hier nachlässig formuliert, riskiert Streit über den genauen Status des Arbeitsverhältnisses während des Ruhens und nach der Wiederaufnahme.

Schritt 1: Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Auch wenn die Schriftform nicht in jedem Fall zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie aus Beweisgründen unverzichtbar. Beide Vertragsparteien müssen sich über den Beginn, das Ende und die wesentlichen Modalitäten der Ruhephase einig sein. Eine bloße mündliche Absprache wird im Konfliktfall regelmäßig zu Streit führen, ob das Arbeitsverhältnis ruht, gekündigt ist oder unverändert weiterläuft. Setze die Vereinbarung als eigenständiges Dokument auf, das auf den ursprünglichen Arbeitsvertrag Bezug nimmt.

Schritt 2: Festlegung von Beginn und Ende der Ruhesphase

Lege im Vertrag genau fest, ab wann das Ruhen beginnt und wann es enden soll – entweder durch ein konkretes Datum, ein bestimmtes Ereignis (etwa das Ende der Erwerbsminderungsrente oder die Wiedergenesung) oder durch eine Mindestdauer mit Verlängerungsoption. Bei gesetzlich angeordneten Ruhephasen wie Elternzeit oder Pflegezeit ergeben sich die Daten aus dem Gesetz; sollten jedoch in der Vereinbarung schriftlich aufgenommen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 3: Regelung der gegenseitigen Pflichten während des Ruhens

Auch wenn die Hauptpflichten ruhen, bleiben die Treue- und Fürsorgepflichten in abgeschwächter Form bestehen. Lege ausdrücklich fest, ob der Arbeitnehmer während des Ruhens einer Nebentätigkeit nachgehen darf (insbesondere beim selben Arbeitgeber oder bei einem Wettbewerber), ob ein Wettbewerbsverbot weiterhin gilt, ob Verschwiegenheitspflichten fortbestehen und ob eine Meldepflicht bei Veränderungen besteht. Bei Sabbaticals und längeren Auslandsaufenthalten sind diese Punkte besonders heikel und sollten differenziert geregelt werden.

Expertentipp:

Vereinbare bei einem Sabbatical oder einer freiwilligen Auszeit ausdrücklich, ob und in welchem Umfang du während des Ruhens für den Arbeitgeber erreichbar sein musst – etwa für Übergabefragen, Notfälle oder gelegentliche Rücksprachen. Eine völlige „Funkstille" kann nach längerer Zeit zu Konflikten bei der Wiedereingliederung führen, eine zu enge Erreichbarkeitspflicht widerspricht aber dem Sinn des Ruhens. Eine gute Mittellösung schafft Klarheit für beide Seiten.

Schritt 4: Klärung der Wiederaufnahme und etwaiger Anpassungen

Lege im Vertrag fest, wie und wann die Arbeit nach dem Ruhen wieder aufgenommen wird. Zu klären sind insbesondere: Anspruch auf den ursprünglichen oder einen vergleichbaren Arbeitsplatz, etwaige Anpassungen der Arbeitszeit oder Tätigkeit, eine schrittweise Wiedereingliederung (etwa nach längerer Krankheit nach § 74 SGB V – „Hamburger Modell") und die Frist, innerhalb derer die Wiederaufnahme erfolgen muss. Eine klare Wiederaufnahmeklausel schützt den Arbeitnehmer vor Überraschungen und gibt dem Arbeitgeber Planungssicherheit.

Was muss die Vereinbarung über das Ruhen des Arbeitsverhältnisses enthalten?

• Angaben zu den Arbeitsvertragsparteien und zum Arbeitsverhältnis: vollständige Namen, Anschriften und – bei Gesellschaften – die Vertretungsberechtigten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Bezugnahme auf den ursprünglichen Arbeitsvertrag mit Datum.
• Konkreter Beginn und (geplantes) Ende der Ruhephase: genaue Datumsangaben oder eine konkrete Bestimmung des Endes durch ein Ereignis (z. B. das Ende der Erwerbsminderungsrente, die Rückkehr aus der Elternzeit, das Ende des Sabbaticals).
• Klare Definition der ruhenden Hauptpflichten beider Seiten: ausdrückliche Feststellung, dass die Pflicht zur Arbeitsleistung des Arbeitnehmers und zur Vergütung des Arbeitgebers während der Ruhephase ausgesetzt sind.
• Regelungen zur Sozialversicherung und Krankenversicherung: klare Angaben dazu, wer während des Ruhens die Beiträge zur Krankenversicherung trägt, ob eine freiwillige Weiterversicherung erfolgt und welche Folgen das Ruhen für die Renten- und Arbeitslosenversicherung hat.
• Regelungen zu Urlaub, Krankenversicherung und Wiederaufnahme: Aussagen dazu, ob und wie Urlaubsansprüche während des Ruhens entstehen, wie die Krankenversicherung gestaltet ist und unter welchen Bedingungen die Wiederaufnahme erfolgt.
• Fortgeltende Nebenpflichten: klare Regelungen zu Treue-, Verschwiegenheits- und Wettbewerbsverboten während des Ruhens sowie zur Erlaubnis oder zum Verbot von Nebentätigkeiten.
• Datum, Ort und Unterschriften beider Parteien: Die Vereinbarung muss mit aktuellem Datum, Ort und den eigenhändigen Unterschriften des Arbeitgebers (oder eines Vertretungsberechtigten) und des Arbeitnehmers versehen sein.

Praktische Tipps zur Vereinbarung des ruhenden Arbeitsverhältnisses

• Auswirkungen auf Sozialversicherung und Krankenversicherung vorab klären: Bei längerem Ruhen ohne Bezüge entfällt die gesetzliche Krankenversicherung über den Arbeitgeber. Kläre rechtzeitig mit der Krankenkasse, ob eine freiwillige Versicherung möglich ist, welche Beiträge anfallen und wie sich die Renten- und Arbeitslosenversicherung gestaltet. Bei Bezug einer Erwerbsminderungsrente übernimmt die Rentenkasse die Beiträge teilweise – das hängt vom Einzelfall ab.
• Den Urlaubsanspruch während des ruhenden Arbeitsverhältnisses regeln: Beim ruhenden Arbeitsverhältnis gilt: Während des Ruhens entstehen grundsätzlich keine neuen Urlaubsansprüche – das hat das Bundesarbeitsgericht in mehreren Entscheidungen klargestellt. Bestehender Resturlaub aus der Zeit vor dem Ruhen verfällt allerdings nicht ohne Weiteres und kann nach der Wiederaufnahme genommen werden. Die Details solltest du in der Vereinbarung schriftlich klarstellen.
• Wiedereingliederung rechtzeitig schriftlich planen: Plane die Wiedereingliederung frühzeitig – idealerweise einige Wochen vor dem Ende des Ruhens. Bei längerer Erkrankung empfiehlt sich das Hamburger Modell mit stufenweiser Wiedereingliederung nach § 74 SGB V. Bei Elternzeit oder Sabbaticals ist meist eine sofortige Vollarbeit möglich; auch hier ist eine vorherige Abstimmung mit dem Arbeitgeber sinnvoll, etwa zu Tätigkeit, Arbeitszeit und Einarbeitungsphase.
• Vorteile und Nachteile transparent abwägen: Ein ruhendes Arbeitsverhältnis hat Vor- und Nachteile: Vorteile sind der Erhalt des Arbeitsplatzes, des Kündigungsschutzes und der Betriebszugehörigkeit. Nachteile eines ruhenden Arbeitsverhältnisses sind hingegen das fehlende Einkommen, die unklare Krankenversicherungssituation, mögliche Rentenlücken sowie die psychologische Belastung durch die ungewisse Rückkehr. Wäge diese Aspekte vor Abschluss der Vereinbarung sorgfältig ab.

Expertentipp:

Wenn du eine rechtssichere Vereinbarung zum Ruhen eines Arbeitsverhältnisses erstellen möchtest – mit allen Pflichtangaben zu Beginn, Ende, Sozialversicherung und Wiederaufnahme –, kannst du sie mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io erstellen. Die Plattform bietet eine strukturierte Vorlage und führt dich durch alle erforderlichen Bausteine.

Wichtigste Erkenntnisse

Eine Vereinbarung über das Ruhen eines Arbeitsverhältnisses ist ein flexibles Instrument, um es vorübergehend auszusetzen, ohne es endgültig zu beenden. Sie kann gesetzlich vorgesehen sein, etwa bei Elternzeit, Pflegezeit, Mutterschutz oder Wehrdienst, oder einvernehmlich vereinbart werden, etwa bei Sabbaticals, langen Auslandsaufenthalten oder im Anschluss an die Aussteuerung beim Krankengeld. Achte auf eine schriftliche Form, klar definierte Daten für den Beginn und das Ende, eine saubere Regelung der Sozial- und Krankenversicherung sowie auf eine vorausschauende Wiedereingliederungsklausel. Mit einer durchdachten Vereinbarung schützt du den Arbeitsplatz, schaffst Planungssicherheit und vermeidest spätere Streitigkeiten über Urlaub, Versicherungen oder den Status des Arbeitsverhältnisses.