Wat is een aanbiedingsbrief?
Een aanbiedingsbrief is een formele brief waarin jij een kandidaat officieel een baan aanbiedt. Je verstuurt deze brief na een mondeling voorstel aan de kandidaat. Een goede aanbiedingsbrief bevat alle duidelijke afspraken zoals besproken in het mondelinge aanbod.
Het is belangrijk dat deze brief duidelijk en professioneel is. Gebruik bij voorkeur het officiële briefpapier van je bedrijf voor een professionele indruk.
In een aanbiedingsbrief vermeld je:
- De functietitel
- Het salaris
- De startdatum
- Eventuele voorwaarden
Hiermee schets je een duidelijk beeld van het baanaanbod.
De aanbiedingsbrief dient vaak als voorlopig document voordat een arbeidsovereenkomst wordt ondertekend.Deze brief kan juridisch bindend zijn en legt de formele baanaanbieding vast. Zorg ervoor dat de inhoud consistent is met de uiteindelijke juridisch bindende overeenkomst.
Door deze brief te versturen, laat je de kandidaat weten dat hij of zij de beste keuze is voor de openstaande positie. Het maakt het aanbod officieel en geeft de kandidaat alle benodigde informatie om een weloverwogen beslissing te nemen.
Wanneer heb je een aanbiedingsbrief nodig?
Een aanbiedingsbrief is een belangrijk document bij het aannemen van personeel. Hier zijn enkele situaties waarin je een aanbiedingsbrief nodig hebt:
- Nieuwe aanwerving: Wanneer je hebt besloten om een kandidaat aan boord te halen, stuur je een aanbiedingsbrief om de baan officieel aan te bieden. Zo weet de sollicitant precies wat hij of zij kan verwachten.
- Promotie binnen het bedrijf: Als je een medewerker een nieuwe functie aanbiedt, is een aanbiedingsbrief van essentieel belang. Het schept duidelijkheid over de nieuwe rol, alsook de verantwoordelijkheden en eventuele wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden.
- Aanbevelingen na een aanbesteding: Bij aanbestedingen waarbij een bedrijf een offerte heeft ingediend en uiteindelijk wordt geselecteerd, wordt vaak een aanbiedingsbrief gebruikt om de gemaakte afspraken te bevestigen en de samenwerking formeel te starten.
- Tijdelijke contracten: Voor tijdelijke functies of contracten stuur je een aanbiedingsbrief om de specifieke voorwaarden en looptijd te verduidelijken. Dit voorkomt misverstanden en specificeert duidelijk het begin en einde van het contract.
- Stageplekken: Wanneer je een stagiair aanneemt, is een aanbiedingsbrief cruciaal. Hiermee leg je de stageperiode, vergoeding (indien van toepassing) en andere voorwaarden formeel vast.
Hoe stel je een aanbiedingsbrief op?
Het schrijven van een aanbiedingsbrief kan een uitdagende taak zijn, maar met de juiste stappen en aandacht voor detail kun je een overtuigend document opstellen.
1. Kies een duidelijk format
Het format van jouw aanbiedingsbrief is cruciaal. Gebruik een gestructureerde indeling die makkelijk leesbaar is. Begin met jouw adres en de datum te schrijven aan de bovenkant van de brief.
2. Adressering en aanhef
Adressering is een belangrijk onderdeel. Richt je brief tot de juiste persoon en zorg dat je de naam correct spelt. Begin met een professionele aanhef, zoals "Beste [Naam]".
3. Inleiding
Introduceer kort jezelf en jouw bedrijf. Geef aan dat je verheugd bent de kandidaat een functie aan te bieden. Hou deze paragraaf kort en krachtig.
4. Functie en verantwoordelijkheden
Beschrijf de aangeboden functie in detail. Benoem de titel, alsook de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Zorg dat de kandidaat een goed beeld krijgt van wat er verwacht wordt.
5. Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
Geef duidelijk aan wat het startsalaris zal zijn. Naast het salaris zijn ook secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk, zoals pensioenregelingen, vakantiedagen en eventuele bonussen. Presenteer alles duidelijk en overzichtelijk in een tabel:
Arbeidsvoorwaarde
Detail
Startsalaris
€ [bedrag] per maand
Vakantiedagen
[aantal] dagen per jaar
Pensioenregeling
Ja / Nee
Bonusregeling
Ja / Nee
6. Werktijden en locatie werkplek
Specificeer de verwachte werktijden en de locatie van de werkplek. Dit helpt de kandidaat om een beeld te vormen van de dagelijkse routine.
7. Aanvang en ontbindende voorwaarden
Vermeld de startdatum en eventuele ontbindende voorwaarden. Hierbij kun je denken aan proeftijdregels of het behalen van bepaalde certificaten.
8. Juridisch advies en disclaimer
Voeg een disclaimer toe. Deze geeft aan dat de brief juridisch bindend kan zijn en adviseert de kandidaat om indien nodig juridisch advies in te winnen.
9. Deadline en afsluiting
Stel een deadline zodat de kandidaat weet tot wanneer hij/zij de aanbieding kan accepteren. Bedank de kandidaat voor de interesse in jouw bedrijf en sluit af met een professionele groet en jouw handtekening.
