Wat is een brief afwijzing algemene voorwaarden battle of forms?
In het zakelijke verkeer kom je vaak het fenomeen 'battle of forms' tegen. Het gaat hierbij om een conflict dat ontstaat wanneer beide partijen in een overeenkomst naar hun eigen algemene voorwaarden verwijzen. Het is belangrijk om een goed zicht te hebben op wiens voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn.
Een brief afwijzing algemene voorwaarden speelt hierin een cruciale rol. Deze brief wordt gestuurd naar de wederpartij om expliciet aan te geven dat hun voorwaarden worden afgewezen en dat alleen jouw eigen voorwaarden gelden. Volgens artikel 6:225 lid 3 BW onder Nederlands recht wordt zo’n brief beschouwd als een nieuw aanbod. Zonder duidelijke acceptatie van dit aanbod door de wederpartij is er volgens deze wetgeving eigenlijk geen overeenkomst.
Wanneer je zakelijk opereert, is het verstandig om een standaardbrief paraat te hebben voor dergelijke situaties. Dit kan geschillen voorkomen en ertoe leiden dat je voorwaarden van toepassing blijven. Je kan bijvoorbeeld een standaard formulier opstellen dat je snel kan aanpassen en versturen wanneer nodig.
Met een goed geformuleerde, overtuigende afwijzingsbrief kun je juridische onzekerheid en complicaties minimaliseren. Zorg ervoor dat je taalgebruik duidelijk en professioneel is. Onthoud dat het doel van de brief is om jouw voorwaarden veilig te stellen en mogelijke misverstanden te voorkomen.
Wanneer heb je een brief afwijzing algemene voorwaarden battle of forms nodig?
Het opstellen van een brief waarin je algemene voorwaarden afwijst is essentieel wanneer je een contract aangaat en je eigen algemene voorwaarden voorop wilt stellen. In dit soort situaties, ook wel bekend als de battle of forms, wil je jouw positie duidelijk maken om mogelijke verrassingen in de toekomst te voorkomen.
Bij internationale transacties, waarbij het Weens Koopverdrag van toepassing kan zijn, is het extra belangrijk om je eigen voorwaarden veilig te stellen. Dit verdrag geeft immers geen duidelijkheid over de battle of forms, dus kan een concrete afwijzing juridische geschillen voorkomen.
In de praktijk gebeurt het regelmatig dat beide contractspartijen hun eigen voorwaarden willen laten gelden. Wanneer jij aan het contracteren bent en jouw voorwaarden vooraf afwijst, verminder je het risico dat je ongewenst gebonden bent aan de voorwaarden van de tegenpartij.
Ook als je eerder een mondelinge overeenstemming had, kan een schriftelijke afwijzing nog steeds noodzakelijk zijn. Dit komt doordat mondelinge overeenkomsten en stilzwijgende aanvaarding in sommige rechtspraak moeilijk te interpreteren zijn. Een brief afwijzing algemene voorwaarden battle of forms biedt in dergelijke situaties een uitweg.
Hoe stel je een brief afwijzing algemene voorwaarden battle of forms op?
Een doeltreffende brief voor het afwijzen van algemene voorwaarden tijdens een battle of forms kan een verschil maken. Met deze stappen kun je vlot zelf zo’n brief schrijven.
1. Start met een duidelijke inleiding
Leg uit wat het doel is van je brief. Vermeld dat je de algemene voorwaarden van de wederpartij niet accepteert en dat jouw eigen voorwaarden van toepassing zijn.
2. Verwijs naar de relevante transactie
Noem expliciet de offerte of de transactie waarop de voorwaarden betrekking hebben. Dit helpt om duidelijkheid te verschaffen en verwarring te voorkomen.
3. Gebruik de 'first shot' regel
Benadruk dat je jouw algemene voorwaarden al bij het eerste contact hebt geïntroduceerd. Dit versterkt de positie dat jouw voorwaarden prevaleren.
4. Omschrijf de 'last shot' regel
Geef aan dat je eventuele vervolgcommunicatie, waarin hun voorwaarden worden vermeld, afwijst. Het is belangrijk dat je hun voorwaarden niet stilzwijgend aanvaardt.
5. Specificeer de knock-out regel
Als beide partijen verschillende voorwaarden blijven communiceren, kan een knock-out regel helpen. Hierin stel je voor dat alleen wederzijdse, niet-conflicterende voorwaarden geldig blijven.
6. Sluit professioneel af
Eindig je brief met een professionele maar duidelijke afsluiting. Geef aan dat je openstaat voor verdere discussies in goede geest, waarbij je een open dialoog aangaat en op een constructieve manier ideeën uitwisselt, maar wees vastberaden over de geldigheid van jouw voorwaarden.
