Wat is een brief loonopschorting?
Een brief loonopschorting is een belangrijk document dat je stuurt naar je werknemer wanneer je het salaris tijdelijk wilt stopzetten. Dit gebeurt meestal als de werknemer niet voldoet aan bepaalde verplichtingen, zoals het naleven van controlevoorschriften bij ziekte.
Als een medewerker bijvoorbeeld niet reageert op een uitnodiging van de arbo-arts, kun je een brief loonopschorting sturen. Dit is anders dan loonstopzetting, waarbij de betaling definitief en zonder terugwerkende kracht wordt stopgezet. Bij loonopschorting behoudt de werknemer zijn recht op uitbetaling zodra aan de vereisten is voldaan. Het is dus een manier om druk uit te oefenen, zodat de werknemer zich aan de afspraken houdt.
Duidelijke en formele communicatie is essentieel. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de werknemer zich bewust is van de gevolgen als niet aan de plichten wordt voldaan om het loon opnieuw te laten uitbetalen. Gebruik ook de juiste termen om eventuele problemen te vermijden. Maak het persoonlijk, professioneel en duidelijk. Dit biedt de beste kans op een positieve uitkomst.
Zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt van de situatie voordat je de brief opstelt. Zo voorkom je misverstanden en laat je zien dat je serieus en professioneel handelt. Volg ook altijd het verzuimprotocol en hou je aan de geldende controlevoorschriften zoals opgenomen in de arbeidsovereenkomst.
Wanneer heb je een brief loonopschorting nodig?
Een brief loonopschorting is essentieel wanneer een werknemer zich niet houdt aan de verzuimverplichtingen. Dit kan het geval zijn als de medewerker zich ziek meldt, maar geen gehoor geeft aan de oproep van de bedrijfsarts. Als de werknemer de redelijke voorschriften voor ziekteverzuim negeert, bijvoorbeeld door niet te verschijnen op verplicht gestelde afspraken met de arbodienst of niet mee te werken aan een plan van aanpak voor re-integratie, kan dit leiden tot een loonopschorting.
Een brief kan ook nodig zijn wanneer een werknemer zijn arbeidsongeschiktheid onvoldoende aantoont. Als de werknemer bijvoorbeeld niet in staat is om passende arbeid uit te voeren wanneer de arbo-arts dit wel als mogelijk beschouwt, kan je als werkgever een opschorting overwegen.
Vaak wordt een brief loonopschorting pas verstuurd nadat een eerdere schriftelijke waarschuwing werd gegeven. Wanneer deze waarschuwing genegeerd wordt, komt de brief van pas om formeel het recht op loondoorbetaling te pauzeren.
Hoe stel je een brief loonopschorting op?
Het schrijven van een brief loonopschorting kan lastig zijn, vooral als je niet weet waar je moet beginnen. Hieronder vind je enkele duidelijke stappen om je op weg te helpen. Soms kan een voorbeeldbrief immers handig zijn om je op weg te helpen.
1. Begin met het doel van de brief
Vermeld waarom je de brief schrijft. Leg uit dat het loon tijdelijk wordt opgeschort omdat de werknemer zich niet aan de controlevoorschriften heeft gehouden, zoals het verschijnen bij de bedrijfsarts.
2. Gebruik duidelijke en feitelijke taal
Het is belangrijk om duidelijk en feitelijk taalgebruik te hanteren. Vermijd vage termen en specificeer wat er van de werknemer werd verwacht en wat niet is nagekomen. Dit maakt je brief professioneel en makkelijk te begrijpen.
3. Specificeer de voorwaarden voor loonopschorting
Leg uit onder welke voorwaarden het loon weer zal worden uitbetaald. Vermeld bijvoorbeeld dat zodra de werknemer aan de gestelde eisen voldoet, de opschorting van het loon kan worden opgeheven. Dit geeft duidelijkheid en zorgt dat de werknemer weet wat hij/zij moet doen om de situatie recht te zetten.
4. Informeer over mogelijke vervolgstappen
Licht de werknemer in over mogelijke consequenties, zoals loonstopzetting, wanneer de nalatigheid blijft duren. Het is cruciaal dat je hier voorzichtig te werk gaat en juridisch correct blijft.
5. Sluit op een professionele manier af
Rond de brief af met je contactgegevens en eventuele deadlines. Dit laat zien dat je openstaat voor verdere communicatie en geeft de werknemer de kans om actie te ondernemen.
