Wat is een brief vrijstelling van werk?
Een brief vrijstelling van werk is een document waarin je vraagt om gedurende een bepaalde periode vrijgesteld te worden van jouw werk. Je verstuurt zo’n brief wanneer je tijdelijk niet in staat bent om te werken. Als je bijvoorbeeld ziek bent en beschikt over een doktersverklaring, dien je deze verklaring samen met de brief vrijstelling van werk te overhandigen aan jouw werkgever.
De volgende zaken mogen zeker niet ontbreken in een brief vrijstelling werk:
- Persoonlijke gegevens: jouw naam, adres en contactinformatie
- Gegevens werkgever: naam, adres en contactinformatie van je werkgever.
- Datum: de datum waarop je de brief schrijft
- Reden voor vrijstelling: een korte toelichting met relevante details
- Duur van de vrijstelling: geef aan voor welke periode je een vrijstelling aanvraagt
- Bijlagen: eventuele ondersteunende documenten, zoals een medische verklaring
Een brief vrijstelling van werk kan er als volgt uitzien:
Jouw naam
Jouw adres
Jouw contactinformatie
Datum
Naam werkgever
Adres werkgever
Betreft: Verzoek om vrijstelling van werk
Geachte [Naam Werkgever],
Hierbij verzoek ik vrijstelling van mijn werk van [startdatum] tot [einddatum]. De reden voor mijn verzoek is [korte toelichting reden]. Hierbij voeg ik relevante documentatie toe ter ondersteuning van mijn verzoek.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Hou de brief duidelijk en beknopt, zodat jouw verzoek succesvol wordt behandeld.
Wanneer heb je een brief vrijstelling van werk nodig?
Een brief vrijstelling van werk kan in verschillende situaties van pas komen.
Zo kan een brief vrijstelling van werk nodig zijn omwille van disciplinaire maatregelen. Als een werknemer ernstige fouten heeft gemaakt, kan een werkgever besluiten om de werknemer tijdelijk vrij te stellen van werk terwijl de situatie geëvalueerd wordt.
Ook wanneer het dienstverband met wederzijds goedvinden wordt beëindigd, opteert men soms voor een brief vrijstelling van werk. In dergelijke gevallen kan het immers praktisch zijn om de werknemer vrij te stellen van werk tot de officiële einddatum van de arbeidsovereenkomst aanbreekt.
Vaak spelen gezondheidsredenen een rol. Als een werknemer tijdelijk niet in staat is om werk uit te voeren vanwege ziekte of een blessure, kan een brief vrijstelling van werk nodig zijn om deze periode te overbruggen zonder ontslag.
Een tijdelijke vrijstelling is ook soms nodig bij organisatorische veranderingen. Denk maar aan een herstructurering, waarbij werkzaamheden tijdelijk gepauzeerd worden totdat de herindeling is afgerond.
Daarnaast kan een ouder die alimentatie dient te betalen maar tijdelijk niet kan werken een vrijstelling van werk nodig hebben om de financiën op orde te krijgen.
Hoe stel je een brief vrijstelling van werk op?
Het opstellen van een brief voor vrijstelling van werk kan een stap in de goede richting zijn als je wegens omstandigheden meer tijd nodig hebt voor zaken buiten je werk. Je kunt vlot zelf een brief vrijstelling van werk schrijven aan de hand van de onderstaande stappen. Zo zorg je ervoor dat alles duidelijk en professioneel overkomt.
1. Contactinformatie en datum
Begin met jouw adresgegevens en de datum. Dit ziet er zo uit:
Jouw naam
Straatnaam en nummer
Postcode en plaats
E-mailadres
[Datum]
2. Gegevens ontvanger
Daarna volgen de naam en het adres van de ontvanger. Dit kan jouw leidinggevende of de HR-afdeling zijn. Dit ziet er zo uit:
Naam ontvanger
Bedrijfsnaam
Straatnaam en nummer
Postcode en plaats
3. Onderwerp
Vermeld een duidelijk onderwerp, zoals “Aanvraag vrijstelling van werk”.
4. Aanhef
Start met een vriendelijke aanhef, zoals “Geachte [Naam Leidinggevende],”
5. Inleiding
Leg in de eerste alinea kort uit waarom je de brief schrijft. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: “Ik schrijf u met het verzoek om tijdelijk vrijgesteld te worden van mijn werk vanwege [reden, zoals medische redenen, familieomstandigheden, scholing, etc.].”
6. Details en reden
Beschrijf duidelijk je situatie en de reden voor de aanvraag van de vrijstelling. Voeg relevante details toe. Denk hierbij aan de volgende zaken:
- specifieke data waarop je vrijstelling nodig hebt;
- een gedetailleerde uitleg van de reden voor je aanvraag;
- eventuele medische attestaties of officiële documenten die je kunt bijvoegen.
7. Voorstel voor communicatie en begeleiding
Stel een plan voor waarbij je eventueel beschikbaar blijft voor overleg of incidentele taken. Schrijf bijvoorbeeld: “Tijdens mijn afwezigheid blijf ik beschikbaar via e-mail voor dringende zaken. Ik stel voor om een opvolger in te werken om mijn belangrijkste taken over te nemen.”
8. Afsluiting
Sluit de brief met een positieve noot af. Je kunt schrijven: “Bij voorbaat dank voor uw begrip en medewerking. Graag zie ik uw reactie tegemoet.” Met daaronder:
Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
9. Bijlagen
Vergeet niet om eventuele relevante documenten bij te voegen. Doe dit als volgt met een korte opsomming:
Bijlagen:
- Medische verklaring
- Kopie van relevante officiële documenten
Aan de hand van deze stappen kun je een duidelijke, doeltreffende en professioneel ogende brief schrijven waarin je vraagt om een vrijstelling van werk.
