Wat is een gedragscode?
Een gedragscode is een document waarin je als werkgever duidelijk maakt welk gedrag gewenst en ongewenst is binnen je bedrijf. Het is een overzichtelijke manier om de normen en waarden van je bedrijf te communiceren, zodat de werknemers begrijpen wat van hen verwacht wordt in verschillende situaties. Dit document legt vast hoe medewerkers met elkaar, de klanten en de bedrijfsbezittingen moeten omgaan.
In een gedragscode staan vaak richtlijnen over:
- Samenwerking: Hoe medewerkers onderling moeten samenwerken.
- Werkomgeving: Wat een veilige en respectvolle werkomgeving inhoudt.
Het opstellen van een gedragscode is niet alleen nuttig bij het voorkomen van problemen, maar ook bij het handhaven van een professionele werkomgeving. Je kunt er richtlijnen in opnemen over allerhande onderwerpen, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, roken, drugsgebruik en het gebruik van bedrijfsmiddelen.
Het in een gedragscode vastleggen van een duidelijk protocol draagt bij tot een positieve werksfeer. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hen wordt verwacht en waar ze aan toe zijn. Gebruik bulletpoints, tabellen en lijsten om de inhoud van de gedragscode overzichtelijk en toegankelijk te maken. De medewerkers kunnen zo vlot de benodigde informatie terugvinden.
Wanneer heb je een gedragscode nodig?
Een gedragscode is soms onmisbaar voor een organisatie. In branches zoals de gezondheidszorg zijn gedragscodes zelfs vaak verplicht. Een gedragscode biedt immers juridische bescherming bij mogelijke rechtszaken.
Het vastleggen van verantwoordelijkheden en normen draagt zeker en vast bij aan een professionele, veilige werkomgeving. Als jouw bedrijf snel groeit en je meer personeel aanneemt, is het handig om duidelijke gedragsregels te hebben. Zo weet iedereen wat er van hen verwacht wordt. Ook bij conflicten tussen collega's biedt een gedragscode houvast. Er staat immers in beschreven hoe men met elkaar dient om te gaan en welke vertrouwenspersoon men kan raadplegen voor ondersteuning.
Daarnaast kan het nuttig zijn om in een gedragscode de waarden en visies (zowel intern als extern) van je organisatie duidelijk te formuleren.
Hoe stel je een gedragscode op?
Het opstellen van een gedragscode kan een uitdaging lijken, maar met een duidelijk stappenplan wordt deze taak veel eenvoudiger.
Volg de volgende stappen om een doeltreffende en begrijpelijke gedragscode op te stellen.
1. Kies thema’s
Identificeer de belangrijkste thema's die je in de gedragscode wilt opnemen. Denk aan omgang met collega's, klantinteractie, gebruik van bedrijfsmiddelen en beleid tegen discriminatie en intimidatie. Dit helpt om de inhoud van de gedragscode duidelijk en relevant te houden.
2. Verzamel standpunten
Betrek je medewerkers bij het proces om verschillende perspectieven te krijgen. Organiseer discussies of workshops waarin medewerkers hun mening kunnen geven over de gedragsregels. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en acceptatie van de uiteindelijke gedragscode. Brainstorm bijvoorbeeld over hoe je als medewerker het best omgaat met vertrouwelijke informatie.
3. Schrijf per thema duidelijke en beknopte richtlijnen
Wees specifiek om misverstanden te voorkomen en een positieve werksfeer te bevorderen. Gebruik eenvoudige taal en vermijd bedrijfsjargon. Dit maakt de gedragscode toegankelijker voor iedereen in het bedrijf. Het is immers essentieel dat iedere medewerker de gedragscode kan begrijpen en toepassen.
4. Communiceer de gedragscode
Nadat de gedragscode is opgesteld, moet je deze goed communiceren naar alle medewerkers. Dit kan via een bijeenkomst, een e-mail of het intranet. Zorg ervoor dat iedereen weet waar de gedragscode te vinden is en waarom deze belangrijk is.
5. Voer de gedragscode stapsgewijs in
Begin met een proefperiode waarin je feedback verzamelt van medewerkers. Pas de gedragscode aan op basis van de ontvangen feedback om de effectiviteit te verbeteren.
6. Evalueer regelmatig de werking van de gedragscode
Houd periodieke evaluaties om te controleren of de richtlijnen worden nageleefd en nog steeds relevant zijn. Dit is ook het moment om eventuele wijzigingen door te voeren.
