Een gedragscode is essentieel voor elk bedrijf dat duidelijke normen en waarden wil handhaven. Dit document helpt bij het bevorderen van een respectvolle en veilige werkomgeving. Het opstellen van zo'n code kan best uitdagend zijn, maar biedt ook veel voordelen.
In dit artikel bespreken we verschillende aspecten van een gedragscode en geven we praktische tips.
Een gedragscode is een document waarin je als werkgever duidelijk maakt welk gedrag gewenst en ongewenst is binnen je bedrijf. Het is een overzichtelijke manier om de normen en waarden van je bedrijf te communiceren, zodat de werknemers begrijpen wat van hen verwacht wordt in verschillende situaties. Dit document legt vast hoe medewerkers met elkaar, de klanten en de bedrijfsbezittingen moeten omgaan.
In een gedragscode staan vaak richtlijnen over:
Het opstellen van een gedragscode is niet alleen nuttig bij het voorkomen van problemen, maar ook bij het handhaven van een professionele werkomgeving. Je kunt er richtlijnen in opnemen over allerhande onderwerpen, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, roken, drugsgebruik en het gebruik van bedrijfsmiddelen.
Het in een gedragscode vastleggen van een duidelijk protocol draagt bij tot een positieve werksfeer. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hen wordt verwacht en waar ze aan toe zijn. Gebruik bulletpoints, tabellen en lijsten om de inhoud van de gedragscode overzichtelijk en toegankelijk te maken. De medewerkers kunnen zo vlot de benodigde informatie terugvinden.
Een gedragscode is soms onmisbaar voor een organisatie. In branches zoals de gezondheidszorg zijn gedragscodes zelfs vaak verplicht. Een gedragscode biedt immers juridische bescherming bij mogelijke rechtszaken.
Het vastleggen van verantwoordelijkheden en normen draagt zeker en vast bij aan een professionele, veilige werkomgeving. Als jouw bedrijf snel groeit en je meer personeel aanneemt, is het handig om duidelijke gedragsregels te hebben. Zo weet iedereen wat er van hen verwacht wordt. Ook bij conflicten tussen collega's biedt een gedragscode houvast. Er staat immers in beschreven hoe men met elkaar dient om te gaan en welke vertrouwenspersoon men kan raadplegen voor ondersteuning.
Daarnaast kan het nuttig zijn om in een gedragscode de waarden en visies (zowel intern als extern) van je organisatie duidelijk te formuleren.
Het opstellen van een gedragscode kan een uitdaging lijken, maar met een duidelijk stappenplan wordt deze taak veel eenvoudiger.
Volg de volgende stappen om een doeltreffende en begrijpelijke gedragscode op te stellen.
Identificeer de belangrijkste thema's die je in de gedragscode wilt opnemen. Denk aan omgang met collega's, klantinteractie, gebruik van bedrijfsmiddelen en beleid tegen discriminatie en intimidatie. Dit helpt om de inhoud van de gedragscode duidelijk en relevant te houden.
Betrek je medewerkers bij het proces om verschillende perspectieven te krijgen. Organiseer discussies of workshops waarin medewerkers hun mening kunnen geven over de gedragsregels. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en acceptatie van de uiteindelijke gedragscode. Brainstorm bijvoorbeeld over hoe je als medewerker het best omgaat met vertrouwelijke informatie.
Wees specifiek om misverstanden te voorkomen en een positieve werksfeer te bevorderen. Gebruik eenvoudige taal en vermijd bedrijfsjargon. Dit maakt de gedragscode toegankelijker voor iedereen in het bedrijf. Het is immers essentieel dat iedere medewerker de gedragscode kan begrijpen en toepassen.
Nadat de gedragscode is opgesteld, moet je deze goed communiceren naar alle medewerkers. Dit kan via een bijeenkomst, een e-mail of het intranet. Zorg ervoor dat iedereen weet waar de gedragscode te vinden is en waarom deze belangrijk is.
Begin met een proefperiode waarin je feedback verzamelt van medewerkers. Pas de gedragscode aan op basis van de ontvangen feedback om de effectiviteit te verbeteren.
Houd periodieke evaluaties om te controleren of de richtlijnen worden nageleefd en nog steeds relevant zijn. Dit is ook het moment om eventuele wijzigingen door te voeren.
Een goed opgestelde gedragscode schept duidelijkheid. Medewerkers weten precies zo precies wat er van hen verwacht wordt, wat dan weer bijdraagt aan een veilige en productieve werkomgeving. Een gedragscode helpt ook om je reputatie te beschermen, doordat iedereen volgens dezelfde regels en normen handelt. Zo kun je eventuele problemen en conflicten gemakkelijker voorkomen.
Een gedragscode legt de professionele standaard vast binnen een bedrijf. Dit betekent dat iedereen zich aan de vastgelegde gedragsregels en normen moet houden. Door deze regels te formaliseren, zorg je ervoor dat professionaliteit niet aan interpretatie overgelaten wordt. Professionaliteit wordt zo een meetbare en handhaafbare norm, wat een hoge kwaliteit van werk garandeert.
Het overtreden van de gedragscode kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Alleenstaande incidenten kunnen bijvoorbeeld een waarschuwing opleveren, maar herhaaldelijke of ernstige overtredingen kunnen leiden tot ontslag en kunnen zelfs juridische gevolgen hebben. Het is belangrijk om in je beleid duidelijk te vermelden welke sancties gekoppeld zijn aan welke overtredingen, zodat iedereen weet wat de consequenties zijn.
Een voorbeeld van het overtreden van een gedragscode is diefstal op de werkvloer. Andere voorbeelden zijn agressie, discriminatie, seksuele intimidatie en onjuist gebruik van sociale media tijdens werktijd. Deze overtredingen brengen niet alleen schade toe aan de veilige werkomgeving, maar kunnen ook de productiviteit van het hele team negatief beïnvloeden en de bedrijfsreputatie schaden.
