Wat is een thuiswerkbeleid?
Een thuiswerkbeleid is een document waarin je vastlegt hoe jouw medewerkers thuis kunnen werken in plaats van op kantoor. Het bevat duidelijke afspraken en richtlijnen die ervoor zorgen dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.
Je vindt er bijvoorbeeld informatie over:
- welke functies geschikt zijn voor thuiswerken;
- hoeveel dagen per week of maand thuiswerken toegestaan is;
- wat er van de thuiswerkende werknemer wordt verwacht;
- welke verantwoordelijkheden de thuiswerker heeft.
Een goed thuiswerkbeleid helpt niet alleen bij het structureren van thuiswerk binnen je bedrijf, maar zorgt er ook voor dat werknemers productief en gemotiveerd blijven. Het kan afspraken bevatten over zaken zoals werkuren, verplichtingen rondom bereikbaarheid, gebruikte technologieën en een eventuele vergoeding voor kosten die het gevolg zijn van thuiswerken. Het kan ook handig zijn om de wettelijke aspecten te benoemen, zoals de regels rondom arbeidsomstandigheden en eventuele veiligheidsmaatregelen die getroffen moeten worden.
Een thuiswerkbeleid zorgt dus voor duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Zo weet iedereen precies waar die aan toe is en wat de verwachtingen zijn. Het opstellen van een thuiswerkbeleid is dus niet alleen praktisch, maar ook noodzakelijk in een moderne werkomgeving waarin flexibel werken steeds vaker voorkomt.
Wanneer heb je een thuiswerkbeleid nodig?
Een thuiswerkbeleid is essentieel wanneer jouw medewerkers regelmatig vanuit huis werken. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van een pandemie, waarbij thuiswerken een veilige en aanbevolen optie wordt.
Daarnaast is een thuiswerkbeleid handig als jouw werknemers vragen hebben over de verwachtingen en rechten die komen kijken bij thuiswerken. Zo kan je duidelijk maken wat de verantwoordelijkheden zijn, zoals welke prestaties geleverd moeten worden.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om de arbeidsomstandigheden te waarborgen, ongeacht of de werknemer thuis of op kantoor werkt. Zo kan een goed opgesteld thuiswerkbeleid helpen om gezondheidsklachten te voorkomen door richtlijnen op te stellen voor een ergonomische werkplek.
In sectoren waar hybride werken de norm wordt, helpt een thuiswerkbeleid ook om een evenwicht te vinden tussen werken thuis en op kantoor. Aan de hand van een thuiswerkbeleid kun je de medewerkers duidelijk maken hoe ze hun tijd moeten indelen en welke middelen beschikbaar zijn, zoals een thuiswerkvergoeding of thuiswerkbudget.
Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?
Een goed thuiswerkbeleid helpt om de verwachtingen tussen werkgevers en werknemers duidelijk te maken. Dit document kan de productiviteit en betrokkenheid van je team bevorderen. De onderstaande stappen helpen je om zelf een thuiswerkbeleid op te stellen.
1. Definieer de doelstellingen
Begin met het opschrijven van wat je wilt bereiken met het thuiswerkbeleid. Denk hierbij aan verbeterde productiviteit, flexibiliteit voor werknemers en duidelijke communicatie.
2. Werkplek en apparatuur
Beschrijf de vereisten voor een ergonomische thuiswerkplek. Benoem welke apparatuur zoals bureaus, stoelen, monitoren of webcams verstrekt worden en welke zaken werknemers zelf moeten regelen.
3. Werktijden en bereikbaarheid
Maak duidelijke afspraken over werktijden en bereikbaarheid. Flexibele werktijden kunnen wenselijk zijn, maar zorg dat de kernwerktijden en rusttijden duidelijk zijn.
4. Bescherming van privacy
Leg uit hoe je omgaat met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Zorg dat er duidelijke maatregelen zijn voor de beveiliging van bedrijfsdata.
5. Communicatie
Benoem de communicatiemiddelen die gebruikt moeten worden, zoals e-mail en chatsoftware. Zorg dat er regelmatig check-ins zijn tussen leidinggevenden en medewerkers voor feedback en voortgang.
6. Thuiswerkvergoeding en kosten
Als er een thuiswerkvergoeding of een thuiswerkbudget beschikbaar is, moet je uitleggen wat de voorwaarden zijn. Denk ook aan eventuele kosten voor extra apparatuur of gebruik van het internet.
7. Richtlijnen voor hybride werken
Beschrijf hoe hybride werken wordt gehandhaafd. Maak afspraken over hoeveel dagen per week medewerkers op kantoor en thuis moeten werken.
8. HRM en arbeidsovereenkomst
Pas het thuiswerkbeleid aan in de arbeidsovereenkomst. Zorg dat HR-professionals betrokken zijn bij het opstellen en implementeren van het beleid. Hou rekening met wettelijke verplichtingen.
9. Rollen en verantwoordelijkheden
Maak duidelijk wie welke verantwoordelijkheid draagt. Dit omvat zowel de rollen van de medewerkers als de taken van de leidinggevenden voor het monitoren en verbeteren van de thuiswerkervaring.
