Het opstellen van een thuiswerkovereenkomst kan je helpen om alle afspraken rondom thuiswerken duidelijk vast te leggen. Zo weet je precies wat er van jou verwacht wordt en welke verantwoordelijkheden je werkgever heeft.
In dit artikel bespreken we aan de hand van een voorbeeld hoe je een thuiswerkovereenkomst kunt opstellen.
Een thuiswerkovereenkomst (ook wel een thuiswerkregeling, thuiswerkcontract of telewerkcontract genoemd) is een aanvulling op je standaard arbeidsovereenkomst. Dit document legt de specifieke afspraken vast tussen jou en je werknemer met betrekking tot het werken vanuit huis. Hierin worden de voorwaarden, verplichtingen en rechten duidelijk omschreven.
De volgende zaken mogen zeker niet ontbreken in een thuiswerkovereenkomst:
Zo kan je bijvoorbeeld opnemen dat de werknemer minimaal drie dagen per week vanuit huis moet werken. De werkgever voorziet een laptop en toegang tot de nodige software. Er wordt ook afgesproken dat telefonische bereikbaarheid tijdens de kantooruren essentieel is.
Door deze afspraken vast te leggen, creëer je een transparante basis voor effectief thuiswerken. Het schept duidelijkheid wat betreft aan welke verwachtingen beide partijen moeten voldoen en voorkomt misverstanden. Het is tevens een belangrijk onderdeel van het thuiswerkbeleid.
Een thuiswerkovereenkomst kan in verschillende situaties van belang zijn.
Je hebt een thuiswerkovereenkomst nodig wanneer je jouw medewerkers een belastingvrije vergoeding wenst te geven voor bijvoorbeeld de inrichting van hun thuiswerkplek. Dit kan gaan om zaken zoals een bureau, bureaustoel of ander benodigd materiaal.
Als je werknemer op vaste dagen vanuit huis werkt, is het handig om dit vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Zo kunnen taken, verantwoordelijkheden en werktijden duidelijk worden afgesproken. Dit zorgt voor transparantie en helpt misverstanden voorkomen.
Je kan ook afspraken met betrekking tot het gebruik van werkmiddelen, zoals een laptop of telefoon van de zaak, opnemen in een thuiswerkovereenkomst. Dit voorkomt eventuele problemen en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk apparaat.
Wanneer je flexibele werktijden aanbiedt, kan een thuiswerkovereenkomst duidelijkheid scheppen over deze flexibiliteit. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over de gewerkte uren en hoe deze worden bijgehouden.
Als er naast thuiswerken toch soms op kantoor wordt gewerkt, kun je in de thuiswerkovereenkomst afspraken maken over de vergoeding van reiskosten en de reistijd. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn voor werknemers die ver van kantoor wonen.
Begin met het inventariseren van de functies en rollen binnen jouw organisatie die geschikt zijn voor thuiswerken. Zo kun je makkelijker bepalen met welke medewerkers je een thuiswerkovereenkomst kunt sluiten.
Een goed modelcontract kan je helpen om niets over het hoofd te zien. Dit schept duidelijkheid en voorkomt problemen in de toekomst.
Vermeld duidelijk de persoonsgegevens zoals naam en adres van zowel de werknemer als de werkgever. Verwijs tevens naar de geldende arbeidsovereenkomst waaraan deze thuiswerkovereenkomst zal worden gelinkt.
Afspraken spelen een cruciale rol. Maak duidelijke afspraken over onder andere arbeidstijden, bereikbaarheid en communicatie. Ingangs- en einddatum, alsook procedures voor beëindiging van de thuiswerkovereenkomst dienen duidelijk te worden vermeld.
Zorg voor een ergonomische werkplek. Maak afspraken betreffende welke voorzieningen je aanbiedt, zoals bureaus, bureaustoelen en andere noodzakelijke apparatuur. Bepaal ook wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en het gebruik van deze apparatuur. Je kan ook inventarisatie van de thuiswerkplek opnemen en verwijzen naar een jaarlijkse controle.
Bespreek de vergoedingen voor kosten die gepaard gaan met thuiswerken, zoals internetkosten, telefoonfacturen en de aankoop van kantoorbenodigdheden. Vermeld duidelijk wat door de werkgever wordt vergoed. Denk hierbij aan zaken zoals belastingvrije vergoeding of onbelaste vergoeding binnen de WKR.
De arbeidsomstandigheden moeten thuis net zo veilig en gezond zijn als op kantoor. Beschrijf de zorgplicht van de werkgever en geef instructies voor het scheppen van een gezonde werkplek.
Maak afspraken over hoe moet worden omgegaan met schade aan eigendommen van de werkgever. Leg vast wie aansprakelijk is voor eventuele schade aan apparatuur, zoals laptops en telefoons.
Zorg ervoor dat de thuiswerkovereenkomst voldoet aan de CAO en andere geldende wet- en regelgeving, zoals de behandeling van vertrouwelijke gegevens en naleving van privacywetgeving. Vermeld ook eventuele wijzigingsbedingen die van toepassing zijn.
Zorg dat beide partijen de thuiswerkovereenkomst ondertekenen. Dit maakt de afspraken bindend en voorkomt misverstanden.
De bovenstaande onderdelen mogen niet ontbreken in een goede thuiswerkovereenkomst.
Een model voor werken op afstand is een standaard document dat wordt gebruikt om de regels en afspraken die zijn gemaakt tussen de werkgever en werknemer te formaliseren. Dit model bevat vaak bepalingen over bereikbaarheid, privacy, beveiliging en arbovoorschriften. Het helpt bij het vastleggen van wederzijdse verwachtingen en het naleven van wettelijke regels, zoals het arbeidsomstandighedenbesluit. Zo kunnen geschillen makkelijker worden voorkomen en een veilige en gezonde werkomstandigheden worden gewaarborgd.
Een goedkeuringsbrief voor werken op afstand is een formele bevestiging van de werkgever waarin wordt aangegeven dat de werknemer toestemming krijgt om vanuit huis te werken. Deze brief bevat informatie over de goedgekeurde tijdsperiode, voorwaarden zoals bereikbaarheid en beveiliging, en bevestigt dat de werkgever voldoet aan de arbowet en andere relevante regelgeving.
Een voorbeeld van beleid voor werken op afstand omvat richtlijnen en regels die gelden binnen een organisatie voor het uitvoeren van thuiswerk. Dit beleid behandelt onderwerpen zoals beveiliging van systemen, beleid rondom vertrouwelijke gegevens en naleving van arbo- en privacywetgeving. Het beleid kan ook beschrijven hoe de bereikbaarheid van de werknemer wordt gewaarborgd en welke inventarisatie nodig is om een veilige thuiswerkplek te garanderen.
