Wat is een thuiswerkovereenkomst?
Een thuiswerkovereenkomst (ook wel een thuiswerkregeling, thuiswerkcontract of telewerkcontract genoemd) is een aanvulling op je standaard arbeidsovereenkomst. Dit document legt de specifieke afspraken vast tussen jou en je werknemer met betrekking tot het werken vanuit huis. Hierin worden de voorwaarden, verplichtingen en rechten duidelijk omschreven.
De volgende zaken mogen zeker niet ontbreken in een thuiswerkovereenkomst:
- Doelen en verantwoordelijkheden: Wat moet de werknemer doen en wat zijn de verwachtingen?
- Werkplek en -tijden: Waar en wanneer wordt er vanuit huis gewerkt?
- Apparatuur en middelen: Wat wordt er door de werkgever verstrekt?
- Werkuren en beschikbaarheid: Hoeveel uren werkt de werknemer en op welke tijden moet hij/zij beschikbaar zijn?
- Communicatie: Hoe blijven jullie in contact? Bijvoorbeeld dagelijks via Teams of Zoom.
- Privacy en beveiliging: Welke maatregelen worden er genomen om bedrijfsinformatie veilig te houden?
Zo kan je bijvoorbeeld opnemen dat de werknemer minimaal drie dagen per week vanuit huis moet werken. De werkgever voorziet een laptop en toegang tot de nodige software. Er wordt ook afgesproken dat telefonische bereikbaarheid tijdens de kantooruren essentieel is.
Door deze afspraken vast te leggen, creëer je een transparante basis voor effectief thuiswerken. Het schept duidelijkheid wat betreft aan welke verwachtingen beide partijen moeten voldoen en voorkomt misverstanden. Het is tevens een belangrijk onderdeel van het thuiswerkbeleid.
Wanneer heb je een thuiswerkovereenkomst nodig?
Een thuiswerkovereenkomst kan in verschillende situaties van belang zijn.
Je hebt een thuiswerkovereenkomst nodig wanneer je jouw medewerkers een belastingvrije vergoeding wenst te geven voor bijvoorbeeld de inrichting van hun thuiswerkplek. Dit kan gaan om zaken zoals een bureau, bureaustoel of ander benodigd materiaal.
Als je werknemer op vaste dagen vanuit huis werkt, is het handig om dit vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Zo kunnen taken, verantwoordelijkheden en werktijden duidelijk worden afgesproken. Dit zorgt voor transparantie en helpt misverstanden voorkomen.
Je kan ook afspraken met betrekking tot het gebruik van werkmiddelen, zoals een laptop of telefoon van de zaak, opnemen in een thuiswerkovereenkomst. Dit voorkomt eventuele problemen en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk apparaat.
Wanneer je flexibele werktijden aanbiedt, kan een thuiswerkovereenkomst duidelijkheid scheppen over deze flexibiliteit. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over de gewerkte uren en hoe deze worden bijgehouden.
Als er naast thuiswerken toch soms op kantoor wordt gewerkt, kun je in de thuiswerkovereenkomst afspraken maken over de vergoeding van reiskosten en de reistijd. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn voor werknemers die ver van kantoor wonen.
Hoe stel je een thuiswerkovereenkomst op?
Begin met het inventariseren van de functies en rollen binnen jouw organisatie die geschikt zijn voor thuiswerken. Zo kun je makkelijker bepalen met welke medewerkers je een thuiswerkovereenkomst kunt sluiten.
Een goed modelcontract kan je helpen om niets over het hoofd te zien. Dit schept duidelijkheid en voorkomt problemen in de toekomst.
1. Identificatie van de partijen
Vermeld duidelijk de persoonsgegevens zoals naam en adres van zowel de werknemer als de werkgever. Verwijs tevens naar de geldende arbeidsovereenkomst waaraan deze thuiswerkovereenkomst zal worden gelinkt.
2. Formuleer afspraken
Afspraken spelen een cruciale rol. Maak duidelijke afspraken over onder andere arbeidstijden, bereikbaarheid en communicatie. Ingangs- en einddatum, alsook procedures voor beëindiging van de thuiswerkovereenkomst dienen duidelijk te worden vermeld.
3. Thuiswerkplek en apparatuur
Zorg voor een ergonomische werkplek. Maak afspraken betreffende welke voorzieningen je aanbiedt, zoals bureaus, bureaustoelen en andere noodzakelijke apparatuur. Bepaal ook wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en het gebruik van deze apparatuur. Je kan ook inventarisatie van de thuiswerkplek opnemen en verwijzen naar een jaarlijkse controle.
4. Vergoeding en voorzieningen
Bespreek de vergoedingen voor kosten die gepaard gaan met thuiswerken, zoals internetkosten, telefoonfacturen en de aankoop van kantoorbenodigdheden. Vermeld duidelijk wat door de werkgever wordt vergoed. Denk hierbij aan zaken zoals belastingvrije vergoeding of onbelaste vergoeding binnen de WKR.
5. Arbeidsomstandigheden
De arbeidsomstandigheden moeten thuis net zo veilig en gezond zijn als op kantoor. Beschrijf de zorgplicht van de werkgever en geef instructies voor het scheppen van een gezonde werkplek.
6. Aansprakelijkheid en schade
Maak afspraken over hoe moet worden omgegaan met schade aan eigendommen van de werkgever. Leg vast wie aansprakelijk is voor eventuele schade aan apparatuur, zoals laptops en telefoons.
7. CAO en voorwaarden
Zorg ervoor dat de thuiswerkovereenkomst voldoet aan de CAO en andere geldende wet- en regelgeving, zoals de behandeling van vertrouwelijke gegevens en naleving van privacywetgeving. Vermeld ook eventuele wijzigingsbedingen die van toepassing zijn.
8. Ondertekenen
Zorg dat beide partijen de thuiswerkovereenkomst ondertekenen. Dit maakt de afspraken bindend en voorkomt misverstanden.
De bovenstaande onderdelen mogen niet ontbreken in een goede thuiswerkovereenkomst.
