Het kan best een uitdaging zijn om een verzuimprotocol op te stellen, vooral als je niet precies weet waar je moet beginnen. Een goed verzuimprotocol kan je echter helpen om verzuimgevallen binnen jouw bedrijf efficiënt en professioneel te managen. Gelukkig zijn er sjablonen beschikbaar die je kan aanpassen aan jouw situatie.
In dit artikel bespreken we hoe je een verzuimprotocol opstelt en welke elementen dit protocol moet bevatten.
Een verzuimprotocol is een document waarin je precies vastlegt wat er moet gebeuren als een werknemer zich ziek meldt. Dit document bevat de regels en afspraken gemaakt tussen jou en je werknemers over hoe om te gaan met ziekteverzuim.
Een goed verzuimprotocol bevat meestal de volgende elementen:
Het verzuimprotocol zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over de rechten en plichten van zowel de werknemer als de werkgever. Dit draagt bij tot een vlotte re-integratie en maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht.
Het verzuimprotocol is vaak gebaseerd op de regels vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Deze wet schrijft voor dat je als werkgever samen met de arbodienst een plan opstelt om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen, weliswaar op een verantwoorde manier.
Hier is een kort voorbeeld van een verzuimprotocol:
Met een duidelijk verzuimprotocol weet iedereen wat er moet gebeuren en voorkom je onnodige complicaties. Zo kun je de werknemers zo goed mogelijk ondersteunen tijdens hun ziekteperiode.
Een verzuimprotocol is essentieel wanneer je als werkgever te maken krijgt met zieke werknemers. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet er een duidelijk stappenplan zijn voor het omgaan met langdurig ziekteverzuim. Dit zorgt ervoor dat zowel werkgever als werknemers weten wat er van hen verwacht wordt.
In middelgrote en grote organisaties is een verzuimprotocol vaak essentieel om structuur te bieden en consistentie te waarborgen bij ziektegevallen. Het voorkomt misverstanden en zorgt voor een uniforme aanpak. Een verzuimprotocol legt ook duidelijke afspraken vast betreffende de bereikbaarheid van de zieke werknemer. Denk hierbij aan tijdstippen waarop contact mag worden opgenomen, en hoe dit dient te gebeuren.
Bij bedrijven waar arbeidsintensieve werkzaamheden plaatsvinden is een verzuimprotocol erg belangrijk. Het geeft een helder beeld van hoe snel vervanging geregeld moet worden en hoe de re-integratie zal verlopen.
Verzuimprotocollen zijn ook nuttig in kleinere bedrijven. Hoewel de organisaties kleiner zijn, helpt een helder protocol om professionaliteit en rechtvaardigheid te waarborgen. Dit schept duidelijke verwachtingen voor zowel de werkgever als de werknemer.
Het opstellen van een verzuimprotocol is essentieel voor een goede bedrijfsvoering. Een goed geschreven verzuimprotocol helpt je om duidelijkheid te bieden aan de werknemers in geval van ziekte en verzuim.
Leg uit wat een verzuimprotocol is en waarom het belangrijk is voor zowel de werkgever als de werknemer. Dit helpt het personeel om het belang en de noodzaak van de regels te begrijpen.
Vermeld dat de werknemer zich zo snel mogelijk ziek moet melden bij de leidinggevende. Geef ook aan op welke manier ze dit moeten doen (telefonisch, per e-mail etc.).
In de verplichtingen van de werknemer leg je uit wat er van de werknemer verwacht wordt tijdens de ziekteperiode. Denk aan beschikbaar zijn voor contact met de arbodienst en het opvolgen van medische adviezen.
Beschrijf ook wat de rol van de leidinggevende is. De leidinggevende moet bijvoorbeeld regelmatig contact onderhouden met de zieke werknemer en dient te zorgen voor een goede administratie van het verzuim.
De arbodienst speelt een cruciale rol in het monitoren van het ziekteverzuim en het geven van medisch advies. Benoem ook welke stappen die de arbodienst zal nemen bij langdurig verzuim.
Zorg ervoor dat je in duidelijk opneemt welke sancties zullen worden genomen bij het niet naleven van het verzuimprotocol. Dit kan variëren van een waarschuwing tot het inhouden van loon. Het is belangrijk dat de werknemer zich bewust is van de consequenties die gebonden zijn aan het negeren van het protocol.
Het is verstandig om een adviesgedeelte toe te voegen. Hierin kun je tips geven voor het verminderen van verzuim, zoals het aanbieden van gezondheidsprogramma's of flexibele werktijden.
Belangrijke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) voor verzuimmanagement omvatten het verzuimpercentage, de gemiddelde verzuimduur, het aantal verzuimgevallen en de terugkeercijfers. Door deze statistieken te monitoren, kan een organisatie inzicht krijgen in verzuimpatronen en de effectiviteit van het verzuimbeleid beoordelen.
Normaal gesproken valt elke ziektedag onder verzuim. Een afwezigheid tot 7 dagen noemt men kortdurig verzuim. Vanaf 6 weken spreekt men van langdurig verzuim. Elk type verzuim vraagt om specifieke maatregelen en managementstrategieën voor een effectieve terugkeer van de werknemer naar de werkvloer.
Om ziekteverzuim te managen, is het belangrijk om duidelijke richtlijnen en protocollen op te stellen en deze consequent toe te passen. Tools, zoals preventieve gezondheidsprogramma's, regelmatige evaluaties en betrokkenheid van een bedrijfsarts helpen om verzuim te voorkomen en beheersen. Goede communicatie en begrip tussen leidinggevenden en medewerkers spelen ook een cruciale rol.
Een verzuimmanagementplan omvat alle procedures en maatregelen die een organisatie neemt om ziekteverzuim te beheren. Dit plan beschrijft hoe ziekmeldingen worden behandeld, wie verantwoordelijkheden draagt voor verzuimbegeleiding en welke stappen worden ondernomen om zieke medewerkers te ondersteunen bij hun terugkeer.
Een hoogverzuimbeleid richt zich specifiek op het aanpakken van een hoog verzuimpercentage binnen een organisatie. Het bevat strikte controles, intensieve begeleiding en eventuele sancties voor ongeoorloofd verzuim. Verder kan het beleid maatregelen bevatten, zoals het afsluiten van verzuimverzekeringen en het samenwerken met de UWV voor een effectief beheer van langdurig verzuim.
