Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een document waarin je precies vastlegt wat er moet gebeuren als een werknemer zich ziek meldt. Dit document bevat de regels en afspraken gemaakt tussen jou en je werknemers over hoe om te gaan met ziekteverzuim.
Elementen van een verzuimprotocol
Een goed verzuimprotocol bevat meestal de volgende elementen:
- Ziekmelding: Hoe en bij wie melden de werknemers zich ziek?
- Taken: Welke stappen moeten werkgever en werknemer volgen?
- Contact: Hoe houden werkgever en werknemer contact tijdens het verzuim?
Belang van een verzuimprotocol
Het verzuimprotocol zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over de rechten en plichten van zowel de werknemer als de werkgever. Dit draagt bij tot een vlotte re-integratie en maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht.
De Wet verbetering poortwachter
Het verzuimprotocol is vaak gebaseerd op de regels vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Deze wet schrijft voor dat je als werkgever samen met de arbodienst een plan opstelt om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen, weliswaar op een verantwoorde manier.
Voorbeeld van een verzuimprotocol
Hier is een kort voorbeeld van een verzuimprotocol:
- Ziekmelding: De werknemer moet zich voor 09:00 uur telefonisch ziek melden bij de direct leidinggevende.
- Contact: Dagelijks contact tijdens de eerste week, gevolgd door wekelijks contact.
- Arbodienst: Na vijf dagen wordt de arbodienst ingeschakeld.
Met een duidelijk verzuimprotocol weet iedereen wat er moet gebeuren en voorkom je onnodige complicaties. Zo kun je de werknemers zo goed mogelijk ondersteunen tijdens hun ziekteperiode.
Wanneer heb je een verzuimprotocol nodig?
Een verzuimprotocol is essentieel wanneer je als werkgever te maken krijgt met zieke werknemers. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet er een duidelijk stappenplan zijn voor het omgaan met langdurig ziekteverzuim. Dit zorgt ervoor dat zowel werkgever als werknemers weten wat er van hen verwacht wordt.
In middelgrote en grote organisaties is een verzuimprotocol vaak essentieel om structuur te bieden en consistentie te waarborgen bij ziektegevallen. Het voorkomt misverstanden en zorgt voor een uniforme aanpak. Een verzuimprotocol legt ook duidelijke afspraken vast betreffende de bereikbaarheid van de zieke werknemer. Denk hierbij aan tijdstippen waarop contact mag worden opgenomen, en hoe dit dient te gebeuren.
Bij bedrijven waar arbeidsintensieve werkzaamheden plaatsvinden is een verzuimprotocol erg belangrijk. Het geeft een helder beeld van hoe snel vervanging geregeld moet worden en hoe de re-integratie zal verlopen.
Verzuimprotocollen zijn ook nuttig in kleinere bedrijven. Hoewel de organisaties kleiner zijn, helpt een helder protocol om professionaliteit en rechtvaardigheid te waarborgen. Dit schept duidelijke verwachtingen voor zowel de werkgever als de werknemer.
Hoe stel je een verzuimprotocol op?
Het opstellen van een verzuimprotocol is essentieel voor een goede bedrijfsvoering. Een goed geschreven verzuimprotocol helpt je om duidelijkheid te bieden aan de werknemers in geval van ziekte en verzuim.
1. Begin met een inleiding
Leg uit wat een verzuimprotocol is en waarom het belangrijk is voor zowel de werkgever als de werknemer. Dit helpt het personeel om het belang en de noodzaak van de regels te begrijpen.
2. Beschrijf de procedures bij ziekte
Vermeld dat de werknemer zich zo snel mogelijk ziek moet melden bij de leidinggevende. Geef ook aan op welke manier ze dit moeten doen (telefonisch, per e-mail etc.).
3. Specificeer de verplichtingen van de werknemer
In de verplichtingen van de werknemer leg je uit wat er van de werknemer verwacht wordt tijdens de ziekteperiode. Denk aan beschikbaar zijn voor contact met de arbodienst en het opvolgen van medische adviezen.
4. Specificeer de rol van de leidinggevende
Beschrijf ook wat de rol van de leidinggevende is. De leidinggevende moet bijvoorbeeld regelmatig contact onderhouden met de zieke werknemer en dient te zorgen voor een goede administratie van het verzuim.
5. Beschrijf de betrokkenheid van de arbodienst.
De arbodienst speelt een cruciale rol in het monitoren van het ziekteverzuim en het geven van medisch advies. Benoem ook welke stappen die de arbodienst zal nemen bij langdurig verzuim.
6. Vermeld de sancties
Zorg ervoor dat je in duidelijk opneemt welke sancties zullen worden genomen bij het niet naleven van het verzuimprotocol. Dit kan variëren van een waarschuwing tot het inhouden van loon. Het is belangrijk dat de werknemer zich bewust is van de consequenties die gebonden zijn aan het negeren van het protocol.
7. Geef advies
Het is verstandig om een adviesgedeelte toe te voegen. Hierin kun je tips geven voor het verminderen van verzuim, zoals het aanbieden van gezondheidsprogramma's of flexibele werktijden.
