Wat is een vrijwilligersovereenkomst?
Een vrijwilligersovereenkomst is een belangrijke overeenkomst tussen een vrijwilliger en een organisatie. Dit contract legt de afspraken vast tussen beide partijen en schept duidelijkheid over de uit te voeren werkzaamheden.
Een vrijwilligersovereenkomst bevat vaak de volgende elementen:
- Werkzaamheden: welke taken je precies zult uitvoeren
- Uren: het aantal uren dat je verwacht wordt te werken, en op welke dagen
- Vergoeding: eventuele onkostenvergoedingen die je kunt ontvangen
- Verzekeringen: informatie over verzekeringen die de organisatie voor je afsluit
Een typisch voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst kan zijn:
Onderdeel
Beschrijving
Taken
Verwelkomen van bezoekers bij evenementen
Uren
Wekelijks op zaterdag, van 10:00 tot 14:00
Vergoeding
Reiskostenvergoeding
Verzekering
Vrijwilligersverzekering voor ongevallen
Het gebruik van een vrijwilligerscontract is niet wettelijk verplicht, maar wordt wel sterk aangeraden. Deze schriftelijke overeenkomst beschermt immers zowel de organisatie als de vrijwilliger en voorkomt misverstanden.
Door een vrijwilligerscontract te ondertekenen, verbindt jij je ertoe de afgesproken taken en uren te volgen. Met een vrijwilligersovereenkomst zorgt de organisatie ervoor dat jouw rechten en plichten duidelijk zijn vastgelegd. Dit biedt zekerheid en schept een gevoel van wederzijds respect.
Wanneer heb je een vrijwilligersovereenkomst nodig?
Er zijn verschillende situaties waarin een vrijwilligersovereenkomst nuttig kan zijn.
Als een organisatie of vereniging een vrijwilliger in dienst wil nemen en de afspraken duidelijk wil vastleggen, kan een schriftelijke overeenkomst nuttig zijn. Dit maakt namelijk meteen duidelijk wat de verantwoordelijkheden en verwachtingen zijn van beide partijen. Denk bijvoorbeeld aan sportorganisaties die werken met vrijwilligers en eventuele misverstanden willen voorkomen.
Bij het uitvoeren van eventuele risicovolle activiteiten is het slim om de afspraken duidelijk vast te leggen. Denk hierbij aan vrijwilligerswerk dat fysiek veeleisend is of waar de vrijwilliger met kwetsbare groepen werkt.
Een vrijwilligersovereenkomst kan eveneens waardevol zijn voor vrijwilligersorganisaties die geen vennootschapsbelasting hoeven te betalen of daarvan zijn vrijgesteld. Dit geldt ook voor algemeen nut beogende instellingen (ANBI’s). Een dergelijke overeenkomst kan immers bijdragen tot het structureren van de samenwerking en het waarborgen van de rechten van de vrijwilliger.
In situaties waarin een onderneming afhankelijk is van een vast team van vrijwilligers, kan het opzetten van een schriftelijke overeenkomst helpen bij het managen van de workflows en het beschermen van de belangen van zowel de vrijwilligers als de organisatie.
Hoe stel je een vrijwilligersovereenkomst op?
Een goede vrijwilligersovereenkomst schept duidelijkheid en garandeert dat zowel de organisatie als de vrijwilligers weten waar ze aan toe zijn. Hieronder vind je enkele stappen die je kunt volgen wanneer je zelf een vrijwilligersovereenkomst wil opstellen. Het is altijd interessant om vooraf een voorbeeld te bekijken. Dit geeft een idee van de structuur en inhoud.
1. Basisinformatie
Begin met de namen en contactgegevens van de organisatie en de vrijwilliger. Een duidelijke identificatie kan juridische problemen voorkomen.
2. Doelstellingen en werkzaamheden
Beschrijf de doelstellingen van de vrijwilligerswerkzaamheden alsook de specifieke taken die de vrijwilliger zal uitvoeren. Zorg ervoor dat dit duidelijk en specifiek vermeld wordt.
3. Tijden en duur
Vermeld de uren en dagen waarop de vrijwilliger aanwezig dient te zijn. Noteer ook de duur van de overeenkomst, bijvoorbeeld drie maanden of een jaar.
4. Vergoedingen en onkosten
Bepaal of de vrijwilliger een vergoeding ontvangt en leg vast welke onkosten worden vergoed, zoals reiskosten of uitgaven voor materialen. Gebruik duidelijke termen, zoals vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoeding.
5. Begeleiding en training
Geef aan wie de begeleider is binnen de organisatie en noteer welke training de vrijwilliger zal krijgen. Dit kan een introductiecursus zijn of een specifieke werkgerelateerde training.
6. Vertrouwelijkheid
Voeg een geheimhoudingsplicht toe om gevoelige informatie te beschermen. Zo bescherm je de integriteit van beide partijen.
7. Beëindiging en opzegtermijn
Omschrijf hoe de overeenkomst kan worden beëindigd en welke opzegtermijn van toepassing is. Dit voorkomt onduidelijkheden bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk.
8. Ondertekening
Laat de overeenkomst ondertekenen door beide partijen. Dit bevestigt de instemming met de afspraken. Zorg ervoor dat zowel de organisatie als de vrijwilliger een ondertekend exemplaar krijgt.
Aan de hand van deze stappen kun je een solide en duidelijke vrijwilligersovereenkomst opstellen die zowel de vrijwilliger als de organisatie beschermt en alle verwachtingen duidelijk vastlegt.
